Um das Datenmanagement mit vielen Parteien an unterschiedlichen Standorten und die sehr umfangreichen Projektdokumentationen für unterschiedliche Gesellschaften zukünftig medienbruchfrei, transparent und nachvollziehbar abzubilden und vor allem für alle Beteiligten zugänglich zu machen, suchte re:cap ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Das gesuchte DMS musste über ein Berechtigungskonzept für den Datenzugriff verfügen und standardisierte Arbeitsprozesse, wie z.B. ein Post- und Belegmanagement wie auch ein Fristenmanagement enthalten. Eine entscheidende Schnittstelle war eine nahtlose, papierlose Bearbeitung vom Posteingang über den Zahlungsverkehr bis hin zur Verbuchung in DATEV.

Neben den klassischen Funktionen eines digitalen Dokumentenmanagements wie z. B. der zentralen Ablage und Archivierung von Dokumenten oder der schnellen Suche in über einhundert Dateiformaten sowie das Versionsmanagement, überzeugte besonders der schlanke Workflow mit seinen digitalen Stempeln und frei definierbaren Feldern. Dies bietet den großen Mehrwert einer standortübergreifenden Zusammenarbeit, insbesondere im Bereich Asset Management.

Mitarbeiter der Steuerkanzlei greifen auf die digital zur Buchung freigegebenen Rechnungen in AMAGNO zu und tragen alle für eine Verbuchung benötigten Informationen wie beispielsweise Sachkonto, Kostenstelle und Rechnungsbetrag digital zu der betreffenden Rechnung ein. Diese Informationen werden automatisch für DATEV exportiert, wo letztendlich nur noch eine finale Endkontrolle stattfindet.