Digital Workplace und seine Vorteile

Wissenswertes zum Digital Workplace

In einer Welt, in der die Digitalisierung unaufhaltsam voranschreitet, erleben wir einen Paradigmenwechsel in der Art und Weise, wie wir arbeiten und interagieren. Der «Digital Workplace» ist nicht mehr nur ein Schlagwort der IT-Branche, sondern ein grundlegender Wandel, der das Wesen der Arbeit neu definiert.

Die Idee des digitalen Arbeitsplatzes scheint auf den ersten Blick einfach zu sein: Technologie, die uns vernetzt und unsere Arbeitsabläufe vereinfacht. In Wirklichkeit handelt es sich jedoch um einen tiefgreifenden Wandel, der das Potenzial hat, die Produktivität zu steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen und Innovationen zu beschleunigen. Es geht um eine Arbeitswelt, die nicht nur effizienter und effektiver, sondern auch menschlicher ist, weil sie uns erlaubt, unsere Arbeit an unsere Bedürfnisse anzupassen – und nicht umgekehrt.

Was versteht man im Detail unter einem Digital Workplace und was sind die Vorteile und Herausforderungen ? Alles wissenswerte erfahren Sie in diesem Ratgeber!

Was ist ein digital Workplace?

Ein digitaler Arbeitsplatz, oftmals als «Digital Workplace» bezeichnet, fungiert als zentrale Schnittstelle, in der Arbeit nicht nur verrichtet, sondern gelebt wird. Er ist das virtuelle Pendant zum physischen Büro, ein Ökosystem aus Technologien und Plattformen, das Mitarbeiter vernetzt, unabhängig davon, wo sie sich befinden. Im digitalen Arbeitsplatz verschmelzen Tools für Kommunikation, Kollaboration und Geschäftsprozesse zu einem integrativen, interaktiven und intelligenten Arbeitsumfeld. Er ermöglicht es Teams, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, fördert den nahtlosen Informationsfluss und treibt die Produktivität an – und das alles mit ein paar Klicks. Dieses Konzept geht weit über die reine Bereitstellung von digitalen Ressourcen hinaus; es ist eine Philosophie, die darauf abzielt, eine Kultur der Innovation und Effizienz zu schaffen. In einer Welt, in der Flexibilität und Digitalisierung immer mehr an Bedeutung gewinnen, ist der digitale Arbeitsplatz nicht nur eine Option, sondern ein entscheidender Baustein für den geschäftlichen Erfolg und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im 21. Jahrhundert.

Einfluss von Covid-Pandemie auf den digital Workplace

Die Corona-Pandemie wirkte als globaler Katalysator für die Transformation zum Digital Workplace. Unternehmen, die bisher gegenüber digitalen Arbeitsmodellen zurückhaltend waren, fanden sich über Nacht in der Lage, Homeoffice nicht nur zu ermöglichen, sondern zu einer grundlegenden Arbeitsform zu machen. Dies führte zu einer raschen Einführung von Cloud-Diensten und Tools für die Kommunikation und Zusammenarbeit über große Entfernungen, wie z. B. Videokonferenzsysteme und virtuelle Whiteboards.

Datensicherheit und Datenschutz erhielten eine neue Dringlichkeit, da sensible Informationen nun außerhalb der sicheren Unternehmensnetzwerke zugänglich gemacht werden mussten. Unternehmen investierten verstärkt in VPNs und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, um die Integrität ihrer Daten zu gewährleisten.

Die Flexibilisierung der Arbeit führte zu einer neuen Kultur der Work-Life-Balance. Die klare Trennung zwischen Büro und Privatleben verwischte, und die Unternehmen sahen sich gezwungen, neue Richtlinien zur Arbeitszeitgestaltung und zum digitalen Abschalten einzuführen.

Gleichzeitig führte der Zwang zur digitalen Transformation zu einer Demokratisierung der Arbeitsmittel. Mitarbeiter aus den unterschiedlichsten Regionen und Lebenssituationen konnten plötzlich gleichberechtigt an der digitalen Arbeitswelt teilhaben, was zu mehr Vielfalt in den Teams führte.

Insgesamt hat die Corona-Pandemie den Digital Workplace nicht nur als vorübergehende Notwendigkeit, sondern als dauerhaften, zukunftsfähigen Arbeitsraum etabliert, der die Art und Weise, wie wir arbeiten, lernen und interagieren, nachhaltig verändert hat.

Was sind die Vorteile eines digital Workplace?

Ein digitaler Arbeitsplatz bietet eine Reihe von Vorteilen, die sich positiv auf die Produktivität, die Mitarbeiterzufriedenheit und die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens auswirken können:

Erhöhte Flexibilität:

Die Möglichkeit, von verschiedenen Orten aus zu arbeiten, gibt den Beschäftigten die Freiheit, ihre Arbeitsumgebung an ihre Bedürfnisse anzupassen.
Zeitliche Flexibilität ermöglicht es, zu den produktivsten Zeiten zu arbeiten, und erleichtert die internationale Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg.
Diese Flexibilität kann auch dazu beitragen, die Arbeitsbelastung zu verteilen und Stress abzubauen, was wiederum die Gesundheit und das Wohlbefinden der Beschäftigten verbessert.

Bessere Zusammenarbeit:

• Cloud-Dienste und kollaborative Software ermöglichen es Teams, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten und in Echtzeit Feedback zu geben.
• Digitale Kommunikationstools wie Chats und Videokonferenzen fördern den schnellen Austausch von Ideen und verbessern die Teamdynamik.
• Virtuelle Whiteboards und Projektmanagement-Tools bieten visuelle Werkzeuge, die kreatives Arbeiten und effektive Planung unterstützen.

Kosteneffizienz:

• Die Einsparung von Kosten für physische Büroräume, Reisekosten und andere Betriebskosten kann die finanzielle Belastung von Unternehmen reduzieren.
• Die Nutzung von SaaS-Produkten (Software as a Service) ermöglicht es Unternehmen, genau die Dienste zu bezahlen, die sie benötigen, und diese je nach Bedarf einfach zu skalieren.
• Energiekosten können gesenkt werden, da weniger Büroraum und -ausstattung benötigt werden, was ebenfalls zur Kosteneffizienz beiträgt.

Schnellere Kommunikation:

• Instant Messaging und E-Mail ermöglichen die sofortige Übermittlung von Informationen ohne physische Anwesenheit.
• Die Verfügbarkeit von Videokonferenzsystemen reduziert die Notwendigkeit persönlicher Treffen und beschleunigt Entscheidungsprozesse.
• Digitale Werkzeuge bieten auch die Möglichkeit, Kommunikationsvorgänge zu protokollieren und zu archivieren, was die Nachverfolgung von Entscheidungen und Aufgaben erleichtert.

Zugang und Verwaltung:

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können über sichere Cloud-Dienste auf Unternehmensdaten und -ressourcen zugreifen, was die Zusammenarbeit und das Datenmanagement erleichtert.
• Updates und Wartung können zentral durchgeführt werden, was zu einer konsistenten und aktuellen Arbeitsumgebung führt.
• Intelligente Suchfunktionen und der Einsatz künstlicher Intelligenz können die Auffindbarkeit von Informationen und die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben verbessern.

Förderung der Integration:

• Digitale Arbeitsplätze können barrierefrei gestaltet werden, um Menschen mit Behinderungen die Arbeit zu erleichtern.
• Sie bieten auch Menschen, die aus familiären oder gesundheitlichen Gründen an das Haus gebunden sind, die Möglichkeit, uneingeschränkt am Arbeitsleben teilzunehmen.
• Verschiedene Kommunikationstools berücksichtigen unterschiedliche Präferenzen und Bedürfnisse, was zu einem integrativeren Arbeitsumfeld führt.

Nachhaltigkeit:

• • Die Reduzierung des Pendlerverkehrs entlastet die Umwelt und trägt zur Verringerung des CO2-Fußabdrucks bei.
  • Digitale Dokumente und der Verzicht auf Papier helfen, den Verbrauch natürlicher Ressourcen zu minimieren.
  • Durch den geringeren Energieverbrauch im Homeoffice im Vergleich zu großen Bürogebäuden kann der Energieverbrauch insgesamt gesenkt werden.
  • Diese Aspekte zeigen, wie ein digitaler Arbeitsplatz nicht nur die Art und Weise verändern kann, wie wir arbeiten, sondern auch, wie Unternehmen wachsen und nachhaltig erfolgreich sein können.

Herausforderungen bei der Einführung eines Digital Workplace

Die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes bringt zwar viele Vorteile mit sich, stellt die Unternehmen aber auch vor eine Reihe von Herausforderungen. An erster Stelle steht die Sicherheit von Daten und Systemen, da die Gefahr von Cyber-Angriffen mit der Zunahme von Remote-Zugriffspunkten steigt. Unternehmen müssen in robuste Sicherheitssysteme und -protokolle investieren, um sensible Informationen zu schützen.

Dazu gehört auch die Schulung der Mitarbeiter in Sicherheitspraktiken. Eine weitere Herausforderung ist die Integration verschiedener Technologien: Unterschiedliche Plattformen und Tools müssen nahtlos zusammenarbeiten, um effiziente Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Diese Integration erfordert häufig maßgeschneiderte Lösungen und eine kontinuierliche Wartung.

Darüber hinaus erfordert der digitale Arbeitsplatz ein Umdenken in der Unternehmenskultur. Eine Kultur der digitalen Kompetenz, des lebenslangen Lernens und der Eigenverantwortung muss gefördert werden. Führungskräfte müssen hier als Vorbilder agieren und den Wandel aktiv unterstützen.

Weiterhin stellen rechtliche Aspekte wie die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die Gewährleistung von Compliance eine ständige Herausforderung dar.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Herausforderung, einen gleichberechtigten Zugang für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten, um Diskrepanzen zwischen verschiedenen Standorten oder Abteilungen zu vermeiden. Schließlich kann auch die soziale Isolation von Telearbeitern ein ernsthaftes Problem darstellen, dem mit gezielten Teambildungs- und Kommunikationsmaßnahmen begegnet werden muss.

Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert strategische Planung, Investitionen in Ressourcen und ein kontinuierliches Engagement für die Anpassung und Verbesserung digitaler Arbeitsumgebungen.

Welche Funktionen sollte ein Digital Workplace mitbringen?

Ein digitaler Arbeitsplatz, der in der modernen Geschäftswelt die zentrale Schaltstelle für die tägliche Arbeit darstellt, sollte ein umfassendes Spektrum an Funktionen bieten, um die Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit der Nutzer zu maximieren. Kommunikationstools sind das Herzstück jedes digitalen Arbeitsplatzes und müssen nahtlose und sichere Chats, Videoanrufe und E-Mail-Integration ermöglichen, um den Austausch zwischen Kollegen unabhängig von ihrem Standort zu vereinfachen. Kollaborationsplattformen sollten es Teams ermöglichen, in Echtzeit an Dokumenten zu arbeiten, Aufgaben zu verwalten und Wissen auszutauschen, während Änderungen verfolgt und Arbeitsabläufe optimiert werden.

Ein robustes Dokumentenmanagement ist unerlässlich, um Dateien sicher zu speichern, zu organisieren und für autorisierte Benutzer zugänglich zu machen und gleichzeitig eine nahtlose Integration mit Büroanwendungen zu gewährleisten.

Die Funktionalität eines digitalen Arbeitsplatzes muss durch Personalisierungsoptionen ergänzt werden, die es den Nutzern ermöglichen, ihre digitale Umgebung nach ihren persönlichen Vorlieben und beruflichen Anforderungen zu gestalten.

Zugangskontroll- und Sicherheitssysteme sind entscheidend, um sensible Informationen zu schützen und die Einhaltung von Datenschutzstandards zu gewährleisten. Um eine hohe Nutzerakzeptanz zu erreichen, sollte der digitale Arbeitsplatz über eine intuitive Benutzeroberfläche verfügen, die auch weniger technikaffinen Mitarbeitern den Einstieg erleichtert. Suchfunktionen müssen leistungsfähig und intelligent sein, um das Auffinden von Informationen und Ressourcen mit minimalem Aufwand zu ermöglichen. Analyse- und Reporting-Tools sind notwendig, um Leistungsmetriken zu verfolgen und datenbasierte Entscheidungen zur Optimierung von Arbeitsprozessen zu treffen.

Nicht zuletzt sollte ein Digital Workplace über Integrationen (APIs) verfügen, um die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen und -systemen zu erleichtern und so eine zentrale Plattform für alle digitalen Arbeitsprozesse zu schaffen. Ein solch umfassendes Funktionsspektrum ist entscheidend, um den Herausforderungen des digitalen Zeitalters zu begegnen und einen nahtlosen, produktiven und zukunftssicheren Arbeitsplatz zu gestalten.