Enterprise Content Management

Dokumente erfassen und importieren

Am Anfang steht natürlich das Erfassen von Inhalten. Dabei werden analoge Belege oder Rechnungen gescannt und als digitale Dokumente in den entsprechenden Gruppen abgelegt. Auch Dokumente, die bereits in digitaler Form ankommen, z.B. elektronische Rechnungen per E-Mail, werden erfasst und importiert.

Es ist auch möglich große Mengen von analogen Dokumenten zu digitalisieren und in ein ECM zu importieren. Papierarchive nehmen heutzutage immer mehr Platz in Anspruch und sind kaum durchsuchbar. Mit Anbietern wie bspw. Dropscan können ganze Archive digital erfasst und kostensparend archiviert werden.

Enterprise Content Management automatisiert die Ablage und erlaubt digitale Workflows

Automatisierte Geschäftsprozesse mit einem soliden Workflow-Management sind die Grundlage, um zukünftig die Mitarbeiter nicht mehr mit Ausdrucken von Rechnungen oder Angeboten zur Freigabe von Raum zu Raum zu schicken. Nicht mal mehr per E-Mail ist dies notwendig, denn mit einer Enterprise Content Management Lösung geschieht dies automatisch und der Mitarbeiter sieht unter seinen zu erledigenden Aufgaben, welches Dokument gerade seine Aufmerksamkeit und Tätigkeit benötigt.

Dabei ist ein Enterprise Content Management kein in sich geschlossenes System, sondern lässt sich über externe Integrationen mit weiteren Lösungen (z.B. Finanzbuchhaltung, DATEV) verbinden und übergibt Daten, um Geschäftsprozesse möglichst automatisiert abzubilden.

Daten übergeben und exportieren

Die Bereitstellung von Daten und Dokumenten außerhalb des Unternehmens und des Enterprise Content Managements wird immer wichtiger. Dateien und Dokumente müssen auch Mitarbeitern bereitgestellt werden, die sich außerhalb der IT-Infrastruktur befinden. Etwa im Home Office oder von unterwegs. Auch externe Partner, Lieferanten oder Steuerberater sind auf Dokumente wie Handbücher, Lieferscheine oder Buchhaltungsbelege angewiesen.

Mit einem ECM werden Dokumente nicht per E-Mail Anhang oder sogar als Ausdruck per Post verschickt, sondern z.B. als Passwort gesicherter Weblink. Alternativ erhalten Externe einen eigenen eingeschränkten Zugang zum AMAGNO Client oder es werden CSV oder XML Daten via externer Schnittstelle exportiert.

Identifizieren Sie das Kernproblem

Sie werden sicher ein Kernproblem haben, welches Sie primär lösen möchten. Ein ECM/DMS hilft Ihnen auf vielen Ebenen. Informieren Sie sich über die weiteren Möglichkeiten und Ideen einer ECM/DMS Lösung, bevor Sie sich an die Anbieter wenden. Erstellen Sie, idealerweise unter Zuhilfenahme von kompetenten Personen, ein Lastenheft oder mindestens eine gemeinsame Auflistung der Anforderungen und Wünsche an eine ECM/DMS Lösung, damit Sie die Anbieter standardisiert miteinander vergleichen können.

Projekt planen

Planen Sie die Aufwände und den Projektablauf, um eventuelle Stolpersteine möglichst frühzeitig identifizieren und aus dem Weg räumen zu können. Es ist also zuerst ein gewisser Aufwand nötig, um anschließend die Vorteile genießen zu können. Sie benötigen Zeit und eine Kosteninvestition (die sich schnell wieder rentieren wird). Besteht die Bereitschaft nicht, sind weitere Schritte faktisch sinnlos. Bauen Sie sich einen zeitlichen Fahrplan auf, den Sie konsequent mit den beteiligten Entscheidern gemeinsam verfolgen.

ECM Beratung und Projektbegleitung

Ab einer gewissen Mitarbeiterzahl ist es sinnvoll, das Projekt von erfahrenen Personen/Unternehmen begleiten zu lassen. Sie helfen Ihnen bei der Definition Ihrer Anforderungen und erzeugen Lastenhefte, die als Grundlage für ein genaues Angebot von ECM/DMS Anbietern dienen. Der wesentliche Vorteil hierbei liegt darin, dass die Experten Anforderungen mit Fachtermini benennen können und so qualifiziert zwischen Ihnen als Anwender und dem Anbieter vermitteln können. Erfahrungsgemäß kommt es so zu einer schnelleren und reibungsloseren Inbetriebnahme von ECM/DMS Lösungen in Unternehmen.

ECM / DMS Verbände

Im Bereich des Enterprise Content Managements und Dokumentenmanagements gibt es zahlreiche Verbände, national und international.

ECM / DMS Messen

Neben den zahlreichen Roadshows und Hausmessen von Anbietern und Systemhäusern gibt es beispielsweise in Deutschland folgende Messen, auf denen Anbieter und Experten ECM/DMS Lösungen präsentieren.

ECM / DMS Marktübersichten und Portale

Es gibt zahlreiche Medien, die über ECM/DMS Lösungen berichten, aber nur wenige haben einen klaren Fokus auf diesen Marktbereich. Ebenso gibt es wenige Marktübersichten. Anbieterübersichten finden Sie in der Regel bei den Beratungsunternehmen.