Mit drei Standorten in Bremen, Hamburg und Frankreich wurde die Korrespondenz und der Dokumentenaustausch für das Unternehmen mehr und mehr zu einer echten Herausforderung. Oft blieben Rechnungen unbearbeitet oder wichtige Dokumente wurden mehrfach abgelegt. Versäumte Fälligkeits- und Skontofristen, redundante Daten und intransparente Prozesse waren die Folge.

Die Anforderungen an die zukünftige DMS-Lösung waren mannigfaltig. Damit an den drei Standorten zeitgleich gearbeitet werden konnte, sollte die zukünftige DMS-Lösung der Trade Con GmbH einen ortsunabhängigen Zugriff auf die Dokumente ermöglichen. Außerdem sollten interne Prozesse selbstständig und flexibel gestaltet und automatisiert werden können. Dies sollte nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis mit sich bringen, sondern zudem die Transparenz erhöhen.

Bei der Internetrecherche wurde das Unternehmen rasch auf AMAGNO aufmerksam. Tests der Software in Fachmagazinen, der regionale Bezug zum Unternehmen und die Usability des digitalen Dokumentenmanagements überzeugten das in Bremen ansässige Unternehmen, sich AMAGNO einmal näher anzuschauen. Nachdem der IT-Verantwortliche mit der Testversion feststellte, dass es simpel wie genial ist, eigene Workflows zu gestalten, Dokumente abzulegen und den eigenen Automatismus im Handumdrehen abzubilden, sollte AMAGNO das neue Dokumentenmanagement des Unternehmens werden.

Mit AMAGNO konnte das Bremer Unternehmen nicht nur eine Optimierung ihrer Prozesse erreichen, sondern außerdem allen Mitarbeitern den Zugriff auf relevante Dokumente ermöglichen – immer und von überall. Die einfache und intuitive Bedienung des digitalen Dokumentenmanagements erlaubt auch weniger computeraffinen Mitarbeitern, AMAGNO voll umfänglich zu nutzen.

Die nervenaufreibende Suche nach Dokumenten gehört seit Einführung von AMAGNO der Vergangenheit an. Zum einen ermöglicht die einheitliche Gestaltung der Formate ein strukturierteres Arbeiten und zum anderen spart Trade Con durch die Papierreduktion kostbare Unternehmensressourcen. Außerdem arbeitet das Unternehmen mithilfe von AMAGNO revisionssicher und transparenter als jemals zuvor. Dank der enormen Zeitersparnisse kann sich das Unternehmen nun wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.