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Automatisierte Geschäftsprozesse

Digitale Workflows ohne Aufwand

Durch automatisierte Geschäftsprozesse steigern Sie Ihre Produktivität im Unternehmen, aber ohne die Kontrolle über Daten und Prozesse abzugeben. Nutzen Sie die zahlreichen Import- und Exportschnittstellen für die schnelle Interaktion mit Ihren weiteren Unternehmensanwendungen.

Amagno ist Bestandteil Ihrer IT-Softwareinfrastruktur und wird mit Ihren Kundenverwaltungssystemen, Warenwirtschaften, Finanzbuchhaltungen und Fachanwendungen schnell verbunden.

Interaktive Dokumente - Automatisierte Geschäftsprozesse

Mit digitalen Stempeln und Anmerkungen komplexe Workflows auslösen und steuern.

Kommunikation
mit externen Apps

Übertragen Sie einfach und automatisiert Daten an externe Unternehmensanwendungen.

Datenaustausch während Workflows

Profitieren Sie von einem automatisierten Datenaustausch während laufender Workflows.

Wiedervorlagen und Fristen einhalten

Automatische Überwachung von Wiedervorlagen, Lösch- und Aufbewahrungsfristen.

Automatisierte übergreifende Geschäftsprozesse

Übergeben Sie Daten via XML, TXT oder CSV Dateien an externe Dienstleister bzw. weitere Anwendungen. Exportieren Sie Ihre Daten dazu auf Ihren PC oder Ihren Server und leiten sie von dort weiter. Importieren Sie die Daten beispielsweise als Buchungssätze in Ihre DATEV Rechnungswesen PRO Finanzbuchhaltung, Navision, Europa3000, eGecko oder als Auswertungsgrundlage in Ihre Business Intelligence (BI) Anwendung.

Workflowgesteuerte Aktionen

Aktivieren Sie über den Workflow externe Webservices / URLs und übergeben Sie Daten, um externe Applikationen zu steuern. Mit Amagno wird automatisch das Rückgabeergebnis ausgewertet, um in Amagno Ergebnisse aus einer XML Rückgabe wieder zu verwerten, z.B. für die Workflowsteuerung oder spezielle Validierungen.

Import- und Exportmöglichkeiten Out-of-the-Box

Ob einzelne Dateien oder den kompletten Dateibestand: Amagno exportiert oder importiert Dateien wann und wie Sie es wünschen. Bei Bedarf können Sie auch auf Basis der modernen REST/JSON Schnittstelle eigene spezielle Anbindungen oder Applikationen auf Basis der Amagno-Technologie entwickeln.

Rechtlich relevante Fristen einhalten

Mit Amagno schaffen Sie die perfekte Grundlage für automatisierte Geschäftsprozesse, um in Unternehmen gesetzliche Vorschriften und Normen wie z.B. GoBD, ISO oder FDA einzuhalten. Amagno überwacht automatisch Wiedervorlagen, Aufbewahrungs- oder Löschfristen und erleichtert so das Personalwesen, Vertragswesen, Qualitätsmanagement und Rechnungsprüfungen.

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Automatisierung von Geschäftsprozessen – So gehts!

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann Unternehmen viele Vorteile bringen.

Steigerung der Effizienz:
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt zu einer erheblichen Effizienzsteigerung, da wiederkehrende Aufgaben ohne menschliches Zutun erledigt werden können. Dies bedeutet, dass Arbeitsabläufe schneller und zuverlässiger abgeschlossen werden, da sie nicht von variablen Faktoren wie Mitarbeiterermüdung oder Arbeitsunterbrechungen beeinflusst werden. Dadurch können Unternehmen ihre Durchlaufzeiten verkürzen und ihre Produktivität steigern.

Kosteneinsparungen:
Automatisierung reduziert die Personalkosten erheblich, da weniger Mitarbeiter für repetitive Aufgaben benötigt werden. Dies ist insbesondere für Unternehmen mit einem hohen Volumen an sich wiederholenden Prozessen relevant, da sie ihre Personalkosten erheblich senken können. Darüber hinaus können die Betriebskosten durch die Vermeidung von Fehlern und die Minimierung von Verschwendung gesenkt werden.

Fehler reduzieren:
Menschliche Fehler sind unvermeidlich, insbesondere bei sich wiederholenden Aufgaben. Durch Automatisierung werden diese Fehler minimiert, da die Software genau vordefinierten Regeln und Abläufen folgt. Dies führt zu einer höheren Genauigkeit in den Geschäftsprozessen und trägt zur Qualitätssteigerung bei.

Geschwindigkeit und Skalierbarkeit:
Automatisierte Prozesse sind in der Regel deutlich schneller als manuelle Prozesse. Dadurch können Unternehmen Aufgaben schneller erledigen, was wiederum die Reaktionsfähigkeit auf Kundenbedürfnisse und Marktveränderungen verbessert. Darüber hinaus lassen sich automatisierte Prozesse leicht skalieren, um den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gerecht zu werden, ohne dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingearbeitet werden müssen.

Verbesserte Compliance:
Die Automatisierung stellt sicher, dass Geschäftsprozesse gemäß den definierten Regeln und Richtlinien ablaufen. Dies minimiert das Risiko der Nichteinhaltung und möglicher Strafen. Unternehmen können sicherstellen, dass bestimmte Schritte und Kontrollen in den Prozessen eingehalten werden, was besonders wichtig ist, wenn es um regulatorische Anforderungen geht.

Besseres Datenmanagement:
Automatisierte Prozesse ermöglichen eine effizientere Datenerfassung und -verarbeitung. Dies führt zu einer verbesserten Datengenauigkeit und -verfügbarkeit. Ein besseres Datenmanagement trägt dazu bei, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Qualität der Geschäftsberichte zu verbessern.

Kundenzufriedenheit:
Durch die Automatisierung der Kundenkommunikation und des Kundenservices können Unternehmen schneller auf Anfragen und Probleme reagieren. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit, da Kunden ihre Anliegen effektiver und schneller gelöst sehen.

Wettbewerbsvorteil:
Unternehmen, die Geschäftsprozesse automatisieren, können sich oft schneller an veränderte Marktbedingungen anpassen. Dieser Agilitätsvorteil kann dazu beitragen, Konkurrenten auszustechen und Marktanteile zu gewinnen.

Arbeitszufriedenheit:
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von langweiligen und repetitiven Tätigkeiten entlastet werden, können sich auf anspruchsvollere und interessantere Aufgaben konzentrieren. Dies trägt zur Zufriedenheit der Mitarbeiter bei, erhöht ihre Motivation und kann die Mitarbeiterbindung verbessern.

Analytische Einblicke:
Automatisierung ermöglicht eine bessere Datenerfassung und -analyse. Unternehmen können Trends und Muster erkennen, die bei manuellen Prozessen möglicherweise übersehen werden. Dies unterstützt fundierte Entscheidungen und die strategische Planung.

Insgesamt bietet die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine Vielzahl von Vorteilen, die die Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigern können. Dies ist besonders wichtig in einer zunehmend digitalisierten und wettbewerbsintensiven Geschäftswelt.

Die einzelnen Schritte der Automatisierung

Im Folgenden sind einige Schritte aufgeführt, die Unternehmen bei der Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse befolgen können:

Schritt 1 – Prozessanalyse: Beschreiben Sie zunächst den aktuellen Prozess und identifizieren Sie Schwachstellen und Verbesserungspotenziale. Überlegen Sie, welche Aufgaben manuell ausgeführt werden und welche automatisiert werden können. Erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses, um den Ablauf und die beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter zu veranschaulichen.

Schritt 2 – Prozessoptimierung: Verbessern Sie den Prozess, indem Sie redundante Aufgaben minimieren, Arbeitsschritte klar definieren und Verantwortlichkeiten festlegen. Überlegen Sie, wie der Prozess effizienter und schneller gestaltet werden kann, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Schritt 3 – Digitalisierung des Prozesses: Digitalisieren Sie den Prozess, indem Sie manuelle Aufgaben in ein System integrieren. Definieren Sie die erforderlichen Datenfelder und Workflows, um den Prozess zu automatisieren. Berücksichtigen Sie dabei auch bestehende Systeme und deren Integration.

Schritt 4 – Automatisierungsgrad: Entscheiden Sie, welche Teile des Prozesses automatisiert werden sollen und welche manuell bleiben. In einigen Fällen können bestimmte Teile des Prozesses automatisiert werden, während andere manuell bleiben. Dabei sollten auch das verfügbare Budget und die verfügbaren Personalressourcen berücksichtigt werden.

Beispiele für die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind die automatische Erstellung von Rechnungen, die Überwachung von Lagerbeständen und die automatische Auslösung von Bestellungen. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen, indem sie manuelle Tätigkeiten reduzieren und effizientere Arbeitsabläufe schaffen.

Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es wichtig, dass die Mitarbeiter über ausreichende Prozesskenntnisse verfügen und entsprechend geschult werden. Das Prozessmanagement sollte sicherstellen, dass die Prozesse kontinuierlich überwacht und verbessert werden.

Insgesamt kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen erhebliche Vorteile für Unternehmen bringen, indem Prozesse schneller, effizienter und kostengünstiger gestaltet werden. Allerdings ist eine sorgfältige Planung und Umsetzung erforderlich, um sicherzustellen, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfolgreich ist und den gewünschten Nutzen bringt.

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