31. März 2020
„Suchen und Finden“ in neuer Dimension – Kistag Dekopack AG setzt auf AMAGNO
Die Herausforderungen für kleinere und mittelgrosse Unternehmen werden von Jahr zu Jahr komplexer. Die Kistag Dekopack AG hat sich auf den Weg nach vorne fokussiert und verschiedenste innovative Projekte angestossen. Ein Schwerpunkt wurde im Bereich Dokumentenmanagement gesetzt. Nach einem aufwendigen, intensiven Evaluationsprozess, hat sich Kistag für AMAGNO entschieden. Ein grosser Schritt im Rahmen der gesamten Digitalisierung in diesem Luzerner Unternehmen.
Was mit dem Bau einfacher Holzkisten begann, hat sich zu einem top-modernen Anbieter von hochwertigen, kundenspezifischen Verpackungssystemen aus Holz entwickelt: Kistag steht für Verpackungen aus Holz, Küchen und massgeschneiderte Ladeneinrichtungen. Mit der Digitalisierung sieht das Unternehmen, mit Standort in der Entlebucher Biosphäre, weiteres Potenzial. Andrej Saric, IT-Projektleiter weiß: „Für unsere Branche ist es allerhöchste Zeit, sich neu zu orientieren, um „digital“ zu werden. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Strukturen und Strategien den dynamischen Marktbedingungen ständig anpassen.“
Kistag suchte nach einer passenden DMS-Lösung für die Prozesssteuerung und Archivierung von Dokumenten. Andrej Saric erinnert sich gerne zurück: „Eine Nutzwertanalyse mit sieben unterschiedlich gewichteten Bewertungskategorien führte zur Shortlist mit zwei Finalisten.“ Die Geschäftsleitung entschied sich nach dieser aufwendigen Abklärungsphase und nach je einem Präsentationstermin für AMAGNO. „Eine umfassende SWOT-Analyse eröffnete mehr Vorteile für AMAGNO. Das vielseitige und leistungsstarke DMS-System ermöglicht nicht nur eine digitale Archivierung und ein nahezu papierloses Büro, sondern bereitet die Kistag auf eine digitale Zukunft vor. AMAGNO hebt sich durch hohe intuitive Benutzbarkeit, praktischem Import und der automatischen Dokumentenklassifikation von der Konkurrenz ab“, resümiert der Projektleiter.
Papierberge sind verschwunden
In einem ersten Teilprojekt wurde der Rechnungseingang digitalisiert. Kreditorenrechnungen werden nun sofort eingelesen und von berechtigten Personen innert ein bis zwei Tagen freigegeben. So können Skonti fristgerecht genutzt und Mahnspesen vermieden werden. Die Ablage von Mehrfachkopien in Ordnern, Hängeregistraturen oder Plastikmäppchen entfällt gänzlich. Die Mitarbeitenden haben mehr Zeit für sinnvollere Tätigkeiten und die Buchhaltung freut sich über schneller aufbereitete Zahlen für die Liquiditäts- und Finanzplanung.
Mehr Komfort und mehr Tempo dank Volltextsuche
Ein entscheidender Vorteil mit AMAGNO ist die OCR-Texterkennung. Jedes eingelesene Dokument lässt sich dank Volltextsuche über beliebige Suchbegriffe sofort finden: Nicht nur über Rechnungs-und Lieferantennummer, sondern auch über die Betreffzeile, Artikeltext, Datum, Lieferant, Ort u. ä. Weitere Anwendungen finden sich im Bereich HR, wo mittels AMAGNO Spesenbelege eingelesen und archiviert werden wie auch Ferienblätter und Lohnabrechnungen.
AMAGNO unterstützt Agilität des Unternehmens
Die Logik der ECM-Lösung AMAGNO erlaubt ein flexibles und situatives Vorgehen bei der Implementierung. Für Andrej Saric ist das einer der ganz grossen Pluspunkte: „Unsere Mitarbeitenden sind begeistert von AMAGNO und bringen laufend neue Ideen ein, wie man weitere Prozessschritte abbilden könnte. AMAGNO erlaubt quasi eine fortlaufende Arbeitsoptimierung.“ Die Anpassungen lassen sich je nach Priorität und Terminsituation beliebig steuern. Diese ausgesprochene Flexibilität fördert den Innovationskurs der Kistag. Auch Geschäftsführer Julien Hertli ist sich sicher: „Der ganze Umsetzungsprozess war effizient und wir haben eine passgenaue Lösung erhalten. Der Einsatz des DMS AMAGNO unterstützt relevante Prozesse der Kistag und erlaubt uns, den Fokus auf unsere Kerngeschäfte zu setzen.“
Jana Treptow 
