Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren viele Branchen revolutioniert und auch in der Buchhaltung macht sie sich durch immer mehr bemerkbar. Eine der wichtigsten Neuerungen ist dabei der digitale Rechnungseingang. Doch was verbirgt sich dahinter und welche Vorteile bietet er für Unternehmen?
Alt bekannt ist, dass Unternehmen ihre Rechnungen zunächst traditionell auf Papier ausdrucken, ehe sie sie manuell erfassen. Dabei muss die Rechnung zunächst sortiert, abgelegt und dann von einem Mitarbeiter manuell ins Buchhaltungssystem eingegeben werden.
Diese Prozesse sind zeitaufwändig und fehleranfällig.
Zudem können wichtige Informationen verloren gehen, wenn Papierrechnungen abhandenkommen. Der digitale Rechnungseingang automatisiert diesen Prozess, was ihn schließlich auch vereinfacht. Unternehmen erfassen ihre Rechnungen elektronisch und übertragen sie direkt ins Buchhaltungssystem oder in ein Dokumentenmanagement-System.
Dadurch entfällt das mühsame Sortieren und Abheften von Papierbelegen. Die erfassten Daten werden automatisch weiterverarbeitet, was die Bearbeitungszeit von Rechnungen deutlich verkürzt und auch die Fehleranfälligkeit minimiert.
Welche Probleme bringen altmodische Prozesse mit sich?
Wer weiterhin auf Papierrechnungen setzen möchte, muss sich damit abfinden, mit einigen Herausforderungen klarkommen zu müssen.
- Papierrechnungen sind nicht überall verfügbar. Wenn Sie zum Beispiel auf Geschäftsreise sind und eine Frage zu einer Rechnung bekommen, haben Sie keine Chance, auf eine Papierrechnung zuzugreifen – bei digitalen Rechnungen ist das anders.
- Unternehmen müssen ihre elektronischen Rechnungen genauso wie Papierrechnungen archivieren. Dabei gilt es, die Rechnungen als digitale Datei in ihrem Originalformat aufzubewahren. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass die Lesbarkeit und Unveränderbarkeit der Rechnungen über den gesamten Archivierungszeitraum gewährleistet ist. Eine zertifizierte Archivierungslösung kann bspw. Unternehmen bei der Aufbewahrung ihrer Dokumente unterstützen.
Die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs – Effizienter Wind in der Buchhaltung
Der digitale Rechnungseingang bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile, die weit über das Einsparen von Papier und Porto hinausgehen. So ermöglicht er beispielsweise eine höhere Transparenz und Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess. Der Status einer Rechnung kann jederzeit eingesehen werden, was für eine schnellere Abwicklung sorgt. Zudem wird eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ermöglicht, da die Informationen zentral und für alle zugänglich sind.
#1 Alle Rechnungen an einem Ort
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Möglichkeit, alle relevanten Informationen zu einer Rechnung zentral zu speichern. Dadurch kann jedes Unternehmen jederzeit auf alle relevanten Daten zugreifen und beispielsweise bei Rückfragen schnell Antworten finden. Die Daten können auch für eine Analyse und Optimierung des Rechnungsprozesses genutzt werden. Hier kann ein digitales Dokumentenmanagement-System helfen, den gesamten Prozess zu digitalisieren und zu automatisieren.
#2 Automatisierte Genehmigung und Freigabe
Es erfasst nicht nur die Rechnungen, sondern kann auch die Prüfung, Genehmigung und Freigabe von Rechnungen automatisch steuern. So können Rechnungen beispielsweise automatisch an die zuständige Person zur Prüfung weitergeleitet werden, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind.
#3 Kein manuelles Mahnwesen mehr
Zudem kann man dem manuellen Mahnwesen ade sagen: Die Belege werden den Zahlungen automatisch zugeordnet. Bleibt eine Rechnung offen, informiert Sie das System rechtzeitig. So wissen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer genau, was noch bezahlt werden muss und was bereits erledigt ist.
So vermeiden Sie nicht nur Mahngebühren, sondern verbessern auch die Liquiditätsplanung in Ihrem Unternehmen: Dank des digitalen Rechnungseingangs werden Zahlungen also effizienter abgewickelt und damit die Liquiditätsprognosen zuverlässiger.
#4 Es wirkt dem Fachkräftemangel entgegen
Ein weiterer Vorteil, den man oft vergisst: Der digitale Rechnungseingang wirkt dem Fachkräftemangel entgegen. Wie soll das gehen, fragen Sie sich.
Mittlerweile ist es auch schwieriger geworden, qualifizierte Fachkräfte für die Buchhaltung zu finden. Wenn man nun das Rechnungswesen vollständig digitalisiert, lässt sich dieser Engpass zumindest bis zu einem gewissen Grad umgehen.
Das bedeutet, dass Sie dort, wo Ihnen die Fachleute fehlen, mit der neuesten Software unterstützt werden können. Der große Vorteil ist, dass die Software schnell aktualisiert werden kann, so dass Sie auch bei Gesetzesänderungen auf dem neuesten Stand bleiben.
Außerdem lässt sich die Verarbeitung von Rechnungen in einem digitalen Rechnungseingang leicht automatisieren.
Insgesamt bietet der digitale Rechnungseingang in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Die Arbeitsprozesse werden vereinfacht, die Bearbeitungszeit verkürzt und die Fehleranfälligkeit minimiert. Zudem wird eine höhere Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess erreicht, was dazu beiträgt, dass Unternehmen in einem hart umkämpften Marktumfeld wettbewerbsfähig bleiben und Kosten sparen können.
Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang?
Die digitale Rechnungsverarbeitung bezieht sich auf Dokumente, die das Unternehmen in digitaler Form erreichen. Die Anzahl der elektronischen Eingangsrechnungen könnte erhöht werden, indem eingehende analoge Rechnungen gescannt und damit digitalisiert werden. Dies ist wirtschaftlich sinnvoll, wenn der Rechnungseingangsprozess vollständig digitalisiert wird.
Wie ist der Ablauf in der Regel?
- Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen über elektronische Kommunikationswege in digitaler Form. Meistens als PDF-Dokument, das an einer E-Mail hängt.
- Die elektronische Eingangsrechnung wird in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert und dem Dokument wird ein Schlagwort zugeordnet.
- Die Rechnung wird auf elektronischem Wege in digitaler Form an die Stellen versandt, die eine Freigabe erteilen müssen. Bei mehreren Stellen kann dies parallel erfolgen.
- Die Freigabedaten werden elektronisch mit dem Dokument verknüpft und elektronisch an die Kreditorenbuchhaltung übermittelt. Eine Prüfung durch die Buchhaltung findet nicht statt, da die Daten bereits bei der Erfassung anhand hinterlegter Regeln geprüft wurden.
- Die Rechnungsinformationen werden mit der Rechnung verbunden. Das kann aufgrund von Schlagworten mit starker IT-Unterstützung geschehen. Software, mit deren Hilfe Inhalte von PDF-Dokumenten automatisch erkannt werden (z. B. Absender, Artikel, Mengen, Preise) werden immer leistungsfähiger und preiswerter.
- Die Rechnung wird verbucht. Auch hier können die digital vorliegenden Informationen zu einem Buchungsjournal verarbeitet und dem Kreditorenbuchhalter vorgeschlagen werden.
In diesem digitalen Prozess entfallen vor allem die analogen Transportwege zwischen der Buchhaltung und den freigebenden Stellen. Ein zusätzlicher Nutzen ergibt sich, wenn die Schlagworte aus dem DMS zur Unterstützung der Buchungsarbeit genutzt werden können.
Hat der digitalisierte Rechnungseingang auch Nachteile oder Risiken?
Einerseits muss man natürlich mit wiederkehrenden Kosten für das DMS rechnen. Diese richten sich meistens nach Anwenderzahl und Funktionsumfang.
Andererseits besteht ein kleines Risiko, wenn die Beteiligten den vollständig digitalen Prozess ablehnen. Die Beteiligten sind nicht nur die Buchhalter. Beteiligt ist jeder im Unternehmen, der Bestellungen auslösen und Rechnungen prüfen bzw. freigeben kann. Fehlt hier das Verständnis für digitale Prozesse, führt dies zu erhöhtem Aufwand bei der Nutzung der digital angebotenen Prozesse und damit zu Problemen bei der Verarbeitung von elektronischen Eingangsrechnungen.
Diesen wenigen Herausforderungen stehen jedoch viele Chancen entgegen.
Digitaler Rechnungseingang: Warum sich ein Blick nach vorne lohnt
Die Bedeutung des digitalen Rechnungseingangs wird in den nächsten Jahren weiter zunehmen. Vor allem in Zeiten, in denen der Wettbewerbsdruck steigt und die Digitalisierung in vielen Branchen eine immer wichtigere Rolle spielt, kann die Optimierung des Rechnungsprozesses ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Unternehmen sein. Eine Möglichkeit, den Rechnungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren, bietet die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister. Dieser unterstützt bei der Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems, welches eine zentrale Speicherung aller relevanten Daten ermöglicht, und einer automatisierten Rechnungsverarbeitung.
Die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs liegen auf der Hand: Eine höhere Transparenz und Kontrolle über den Rechnungsprozess, schnellere Bearbeitungszeiten und eine Reduktion der Fehleranfälligkeit. Mit der Möglichkeit, Daten jederzeit und zentral abrufen und analysieren zu können, können Unternehmen zudem ihre Workflows effizienter gestalten und Kosten einsparen
Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, ist es ratsam, sich bereits heute mit dem Thema Digitalisierung des Rechnungsworkflows auseinanderzusetzen. Unternehmen sollten sich dieser Chance bewusst sein und gezielt darauf hinarbeiten, um ihre Arbeitsprozesse zu optimieren und sich im harten Wettbewerbsumfeld erfolgreich zu behaupten.
Die Zukunft der Buchhaltung und des Rechnungswesens liegt zweifellos in der Digitalisierung, und wer sich frühzeitig darauf einstellt, kann langfristig wettbewerbsfähig bleiben und Kosten sparen.