26. Juli 2017

Let’s make the documents great again

Anlässlich des 25. Jubiläums von Project Consult beteiligte sich der CEO von AMAGNO, Jens Büscher, mit diesem Gastbeitrag am Jubiläumsnewsletter von Ulrich Kampffmeyer. Den ganzen Jubiläumsnewsletter mit zahlreichen grandiosen Artikel finden Sie auf der Project Consult Homepage. 

Digitalisierung Privat? Check!

Ich sitze auf der Terrasse und habe gerade über das Internet für ein Event in Leipzig gebucht – natürlich als Onlineticket. Warum auch anders. Alexa habe ich gerade im Wohnzimmer zugerufen, mir via Spotify Jazz zu spielen und frage nach dem Wetter am Montag in Leipzig. Ich bin vorbereitet, meinen Artikel zu schreiben – auf geht’s. Die Situation zeigt aber auch ganz klar – die Digitalisierung ist da und geht nicht wieder weg.

Nun bin ich allerdings jeden Tag als Anbieter in Unternehmen unterwegs und erlebe dort das erstaunliche Gegenteil. Dokumentenzentrische Arbeit auf Papier ist dort Gegenwart. Die Mitarbeiter suchen in den Netzlaufwerken, Dateisystemen und Emailpostfächern nach relevanten Dokumenten für ihre Arbeit, bis sie zu ihren Kollegen rennen, die denselben Aufwand nochmal betreiben. Jedes Dokument wird mühsam und immer wiederholend manuell abgelegt. Langsam und auch oft falsch. Wenn überhaupt Digital, dann teilweise in rechtlich bedenkliche Online Storage Lösungen mit wenig Mehrwert, die außerhalb der IT Abteilung heimlich verwendet werden.

Digitalisierung Unternehmen? Puh …

Was passiert hier? Warum ist die Digitalisierung Privat bereits angekommen und die Unternehmen arbeiten im Büro immer noch in der analogen Steinzeit? Warum gibt es seit über 30 Jahren digitale Lösungen zur Verwaltung von Dokumenten aber erst ca. 20% des Mittelstands setzen Systeme ein, wie wir landläufig immer noch als Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management bezeichnen? Sollten wir uns das als Anbieter nicht permanent fragen? Warum diskutieren wir in unserer Branche über Fachbegriffe (ECM, EIM, Content Services) und Modewörter, während 80% des Mittelstands eine digitale grüne Wiese sind?

Ich habe hier mittlerweile eine sehr starke Meinung, die nicht auf fachlicher Ebene, sondern schlicht auf emotionaler Ebene im limbischen System der Mitarbeiter zu finden ist. In dem Kontext gehen wir einmal zurück in die Vorzeit, um das zu erklären.

Keilschrift? Nicht mehr Hipp!

Nachlesbar in Wikipedia findet man Abbildungen von Keilschriften in Stein, die eine Niederschrift des damaligen Business eines Kaufmanns über Wollhandel wiederspiegelt. 2.000 Jahre B.C.! Wenn die Keilschriften so hipp waren, warum haben wir heute Papier? Die Vorteile von Papier liegen, neben ein paar kleinen Nachteilen, auf der Hand. Keiner würde sich eine Tontafel zurückwünschen. Wo wäre unser Business heute mit dieser Form? Die Evolution hatte natürlich einige Zwischenstufen. Papyrus und Pergament, um zwei zu nennen. Aber jeder dieser Evolutionsstufen hatte so starke Mehrwerte, dass niemand mehr auf die alte Form zurückwollte. Und heute leben wir mit dem tapfer verteidigten Papier.

Für mich persönlich ist ein Fakt, warum Mitarbeiter Dokumente nicht auf allen Ebenen digital verwenden, der gespürte fehlende Mehrwert, gepaart mit Angst vor Veränderung. Das sind alles emotionale Aspekte, welche die Menschen nicht begründen können. Die Gründe kommen später abgeleitet aus dem Neokortex des Hirns, der verzweifelt versucht zu begründen, warum wir etwas nicht mögen.

Nur wenn etwas wirklich besser ist, wollen wir es.

Wenn digitale Dokumente nicht nur die analogen Möglichkeiten besitzen (Stempel, Notizen, handschriftliche Anmerkungen, Unterschriften) sondern direkt auf dem digitalen Dokument sichtbare Mehrwerte, dann schaffen wir es, die nächste Evolutionsstufe auch in den Büros für eine erfolgreiche Digitalisierung zu schaffen. Digitale Dokumente können so viel mehr, als ein Blatt Papier. Und das muss jeder Mitarbeiter spüren.

Und wir Anbieter müssen unsere Lösungen als digitale Assistenten verstehen, die unaufdringlich im Hintergrund die Arbeit automatisieren, insbesondere die Ablage und die Datenextraktion für externe Applikationen, und uns eigenständig die gerade notwendigen Dokumente präsentieren und interaktiv darstellen – egal, ob Dateien, Scans, Email.

Wir wissen alle, das digitale Dokumente nur eine Zwischenetappe auf dem Weg zu dokumentlosen und unternehmensübergreifenden Datenströmen sind. Für einen Zeitraum müssen wir aber alle die digitalen Dokumente so cool machen, dass jeder damit arbeiten will.

Also, auch wenn es plakativ klingt: „Let’s make the documents great again.“