Papierlos glücklich: Wie der Sprung ins Digital Office gelingt

Unsere Arbeitswelt ist im Moment mächtig in Bewegung. Denn viele Unternehmen haben sich in den vergangenen Monaten dazu entschlossen, ihre Prozesse überwiegend digital abzubilden, um auch im Home-Office handlungsfähig zu sein. Doch von jetzt auf gleich alle analogen Prozesse ins Digitale umzukrempeln, ist natürlich nicht ganz so einfach. Selbst die beste Taktik ist da ohne klare Strategien nicht zu gebrauchen. Sind die Ziele aber klar abgesteckt und die Marschroute clever gewählt, gelingt der erfolgreiche Sprung ins Digital Office mit nur wenigen Schritten.

Warum bietet ein papierloses Büro so viel mehr Vorzüge als sein analoges Pendant?

Die Corona-Pandemie hat uns gezeigt, wie wertvoll es sein kann, ortsunabhängig auf all seine Dokumente zugreifen zu können – und sie sogar gemeinsam mit anderen zu bearbeiten. Das Arbeiten in der Cloud – mitsamt seiner transparenten und beschleunigten Prozesse und Abläufe – lässt erahnen, dass die Zeit vorbei ist, in der Rechnungen mühsam von A nach B transportiert werden müssen, ehe sie gebucht werden können. Ganz zu schweigen von den Informationen oder Anfragen, die erst über Ecken in Erfahrung gebracht werden müssen, ehe der Kunde eine Antwort erhält. Das alles ist kostbare Zeit, die dabei verstreicht. Und Zeit ist bekanntlich Geld. Ganz zu schweigen von der neu gewonnenen Motivation der Mitarbeiter, wenn sie sich wieder von den lästigen Pflichten frei machen dürfen, um sich ihren Kernaufgaben zu widmen.

Doch vollständig digital zu arbeiten, ist weit mehr als nur das. Es bedeutet nämlich auch, frei zu sein und die Freiheit zu haben, an dem Ort zu arbeiten, an dem die Arbeit produktiv und effizient erledigt werden kann. Sei es im Lieblingsofficebüro, am heimeligen Esszimmertisch – oder aber im umgebauten Van, mit dem ganz nebenbei die Welt erkundet wird. Dieses Privileg wäre mit analogen Prozessen undenkbar. Dabei liegt es doch auf der Hand, dort zu arbeiten, wo wir uns am wohlsten fühlen – denn dort sind wir am produktivsten. Das belegen auch zahlreiche Studien, wie etwa die IBA-Studie aus dem Jahr 2017.

Wie lässt sich ein Digital Office am besten realisieren?

Grundsätzlich gibt es erst einmal zwei Wege zum digitalen Büro. Entweder werden die papierbasierten Prozesse und Abläufe sukzessive ins Digitale überführt oder das gesamte Büro auf einmal digitalisiert. Beide Varianten haben ihre Vor- und Nachteile, wobei sich viele Unternehmen aus mehreren Gründen für eine schrittweise Umstellung entscheiden. „Wir empfehlen unseren Kunden immer, die Umstellung von Analog zu Digital lieber etwas ruhiger anzugehen und nicht alle Prozesse auf einmal zu digitalisieren. Schließlich haben sie die letzten Jahre auf Papier gearbeitet. Ein paar Wochen mehr sollte man da auch noch überleben“, rät Amagnos IT-Consultant Jan-Dirk Janssen schmunzelnd. Eine sukzessive Umstellung bietet außerdem die Möglichkeit, den Büroalltag weitestgehend am Laufen zu halten, was bei der „Hau-Ruck-Variante“ schier unmöglich ist. Gleichzeitig ermöglicht eine sukzessive Migration, diejenigen Prozesse zuerst ins Digitale zu überführen, die am notwendigsten erscheinen. So kann der Digitalisierungsprozess außerdem erst einmal ausgelotet und gegebenenfalls für die weiteren Abläufe angepasst werden.

In 5 Schritten zum digitalen Büro

1. Ist der Weg des Wie geklärt, gilt es, die bestehenden Prozesse zu durchleuchten und ihr Papieraufkommen zu beurteilen. Dabei kristallisiert sich in den meisten Fällen schnell heraus, welche Prozesse mit welcher Priorität digitalisiert werden sollen. „Der erste Prozess sollte im Optimalfall derjenige sein, der am meisten weh tut“, empfiehlt Amagnos Digitalisierungsexpertin Nadine Hoting. „Bei vielen ist das der Rechnungseingangsprozess oder die Digitalisierung der Eingangspost.“

2. In einem zweiten Schritt werden die papierbasierten Prozesse näher unter die Lupe genommen und analysiert, wie die Abläufe bisher abliefen. „Das hilft dabei, ihre Stärken und Schwächen herauszufinden und daraus wertvolle Inspirationen die Gestaltung der digitalen Workflows zu erhalten“, empfiehlt Nadine Hoting. Jan-Dirk Janssen wirft außerdem ein: „Absolut zu empfehlen ist auch, den Prozess gemeinsam mit den Kollegen aus den Fachbereichen zu skizzieren. Vielen Unternehmen gibt das gemeinsame Brainstorming bereits eine erste Idee für den Aufbau ihrer digitalen Workflows.“

3. Mit der groben Vorstellung einer möglichen Ausgestaltung, kann die Reise nach passenden Tools beginnen. Da viele Unternehmen mit der Digitalisierung ihre Eingangspost oder der digitalen Abbildung ihres Rechnungsworkflows beginnen, möchten wir Ihnen ein Beispielimpuls für eine mögliche Realisierung geben:

4. Sind die passenden Anbieter zur Abbildung der Workflows gefunden, ist es wichtig, alle Mitarbeiter in die Tools und Prozesse mit einzubinden: „Je höher die Beteiligung der Mitarbeiter, desto höher ist auch die Akzeptanz der Unternehmen für ihr Vorhaben“, weiß Amagnos Digitalisierungsberaterin.

5. Schließlich folgt der Absprung ins Digitale. Für die Überführung der analogen Prozesse in die digitale Welt gibt es zahlreiche Möglichkeiten. Viele entscheiden sich, ihre Dokumente einzuscannen oder mit Unterstützung eines Scan-Dienstleisters, wie bspw. Servlog, die aufbewahrungsrelevanten Akten ins Digitale zu migrieren. „Damit sich alle Beteiligten gleich von Anfang an bei der Arbeit mit ihrem neuen Tool wohlfühlen, lohnt es sich, die Benennung von Aufgabenschritten (wie es bspw. bei einer ECM-Lösung der Fall ist), dem unternehmensinternen „Slang“ anzupassen. Auch auf eine saubere Strukturierung sollte Wert gelegt werden“, rät Jan-Dirk Janssen.

Bei aller Euphorie einer digitalen Lösung, sollte die Vernichtung der analogen Dokumente aber wohlüberlegt sein. Denn viele Dokumente unterliegen Aufbewahrungs- bzw. Archivierungspflichten, die unbedingt beachtet werden sollten. Ebenso wie die datenschutzkonforme Vernichtung von nicht mehr benötigten Unterlagen. „Eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wo die Dokumente liegen, wer importieren und wer vernichten darf, ermöglicht, die Dokumente in Papierform vor Ablauf der Aufbewahrungspflicht vernichten. Damit dies gelingt, unterstützen geschulte Steuerberater bzw. Wirtschaftsprüfer bei der Erstellung“, so Nadine Hoting.

Die digitale Freiheit genießen

Wurden alle Prozesse digitalisiert, automatisiert und dem digitalen Workflow angepasst, ermöglicht das aber nicht nur, produktiver zu arbeiten und Informationen mit anderen Systemen zu teilen. Die Flexibilität eines Digital Office, zu jeder Zeit und zu jedem Ort arbeiten zu können, stellt die entscheidenden Weichen für eine erfolgreiche unternehmerische Zukunft.