11. September 2017

Mittelstand liegt beim Thema DMS und ECM weit zurück

Mittelstand liegt beim Thema DMS und ECM weit zurück

Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender Bitkom-Kompetenzbereich ECM, stellte am 07. September die neue Studie „Auf dem Weg zum Digital Office – ECM im Mittelstand“ vor. Nur 11% der befragten Mittelständler setzen ein zentrales ECM ein.

Digital Workplace wird hipp!

Zuerst einmal die guten Nachrichten: Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Diesen Trend kann AMAGNO durch den Anstieg des Interesses an Digital Workplace Lösungen in diesem Jahr durchaus bestätigen. Trotzdem ist dies weit abgeschlagen von Großunternehmen, die bereits mit 90% eine sehr hohe Abdeckung erreichen und den Nutzwert einer solchen Lösung für Unternehmen damit eindrucksvoll bestätigen.

Ein Chefproblem?

Der Mittelstand ist demnach noch eine „grüne Wiese“ der Digitalisierung. Durch die Studie lässt sich auch ein Kernproblem darstellen. Während Buchhaltung, Controlling und Finanzen sowie der Vertrieb bereits im hohen Maße ECM Technologien zur Verbesserung der tägliche Arbeit einsetzen, wird diese bei der Geschäftsführung aber nur zu einem geringen Prozentwert eingesetzt – wobei die Studie gleichermaßen zeigt, dass im Mittelstand die Entscheidung über ein ECM von der Geschäftsführung direkt gefällt wird. Fazit: Wenn die Geschäftsführung den Mehrwert eines Digital Workplace nicht sieht, warum sollte sie sich für eine solche Lösung entscheiden? Dies könnte ein Grund des geringen Einsatz von ECM im Mittelstand sein.

Die fehlende Wertigkeit zeigt sich auch in der Betreuung des ECM Systems: 80% der Unternehmen stellen nur einen Mitarbeiter zur Pflege eines ECM zur Verfügung. Als AMAGNO müssen wir dies bestätigen. Kaum ein Mittelständler hat noch die Kompetenz, eine IT Infrastruktur zu warten und investiert auch nicht ausreichend in externe Dienstleister. Spannend wäre die Frage, wie viele für eine ebenso technologisch komplexe ERP Lösung bereitgestellt werden?

Einmal On Premise mit einmaligem Lizenzkauf, bitte.

Die Studie unterstützt leider auch die eigenen Erkenntnisse im deutschen Mittelstand. Nur 5% der Unternehmen setzen ein ECM in der Cloud ein, obwohl fast alle Argumente für den Einsatz von ECM der Cloud sprechen (siehe fehlende Administration). Der Mittelstand setzt hauptsächlich auf On Premise Lösungen im Unternehmen oder auf gemieteten Servern in Rechenzentren.

Im Lizenzmodell ist sich der Mittelstand einig: Nur 5% nutzen moderne Lizenzformen (Miete, Cloud). 81% der Unternehmen setzen auf das klassische Kostenmodell mit einem Lizenzkauf. Da die Mittelständler keine Kosten/Nutzenanalyse verwenden (ROI), steht man sich bei hohen Lizenzkosten selbst im Weg und verzichtet eher komplett auf die Einführung und arbeiten auf Papier und Netzlaufwerken mit hohem Sicherheits- und Rechtsrisiko weiter. Dabei rechnet sich ein ECM in kurzer Zeit. Der Wechseln vom Pferd zum Auto ist im Bereich Digital Office nicht nur sinnbildlich, sondern der enorme produktive Effekt ist nachweislich vorhanden.

Sicher, verbunden und schön!

Die Trends im Digital Office sind keine Überraschungen: Für 92% ist die Sicherheit der relevanteste Trend (eine Kerndisziplin von ECM), gefolgt mit 86% von der Connectivity, also der Anbindung und Integration in andere IT Systeme (Finanzbuchhaltung, ERP, etc).

Mit 81% nimmt die Usability einen wesentlichen Entscheidungspunkt für eine Digital Workplace Lösung ein. Es ist davon auszugehen, dass insbesondere dieser Aspekt zeigt, dass 18% der Unternehmen ein bereits bestehendes System ersetzen möchten.

AMAGNO sieht in der Usability die wichtigste Herausforderung, damit die Menschen in den Unternehmen ein Arbeitswerkzeug erhalten, was Spaß macht und Ihnen bei der Arbeit wirkungsvoll assistiert, z.B. mit der AMAGNO Living Documents(TM) Technology.

Und vielleicht hilft dies bei einer letzten, leider wichtigen Zahl:

68% wollen nicht.

Der Umkehrschluss von den 18% Unternehmen, die eine Digital Workplace Lösung einführen wollen, ist die Antwort auf die Frage der Studie: „Plant Ihr Unternehmen in nächster Zeit Investitionen in ein umfassendes DMS- bzw. ECM-System?“ – was mit 68% verneint wurde.

Die Digitalisierung und der Nutzwert eines ECM für die Zukunftsfähigkeit, Rechtssicherheit und vor allem am Spaß an der Arbeit mit digitalen Dokumenten ist noch nicht angekommen.

Digital Office macht Spaß!

Ein DMS/ECM verbessert nicht nur erheblich die Auskunftsfähigkeit und beschleunigt alle Prozesse, sondern es macht auch Spaß, lieber Mittelstand. Wir haben unsere Software für euch entwickelt – schaut es euch an: Unsere Webinare.

Die ganze Studie finden Sie auf der Homepage des Bitkom über den Link https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-im-Mittelstand-2017.html

Jens Büscher
Jens Büscher, Gründer und CEO. Nach seiner Tätigkeit als Product Manager für die RedDot Solutions AG (Heute OpenText) gründete er 2010 AMAGNO als innovative Enterprise Content Management Lösung.

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