16. Oktober 2020

In Kürze den Rechnungsfluss digitalisieren

Zäune und Tore schaffen Sicherheit und sind zugleich die Visitenkarten von Liegenschaften. Zaunteam bietet als Schweizer Franchise-Unternehmen mit Sitz in Frauenfeld die grösste Auswahl wie auch die fachgerechte Montage an mittlerweile über 100 Standorten in der Schweiz, Deutschland und Österreich an. Mit mehr als 30 Jahren Erfahrung am Markt und über 25’000 Kunden pro Jahr gehört Zaunteam zu den führenden Unternehmen für Zaun- und Torlösungen. Mit AMAGNO konnte der Kreditorenprozess innert kürzester Zeit digitalisiert werden.

Die Zaunteam Franchise AG konnte dem Corona-Lockdown durchaus auch Gutes abgewinnen. Das Management hat sich umgehend die Frage gestellt: Wie können wir effizienter werden? Prozesse verbessern? Und wie kommen wir gestärkt aus der Krise heraus? Da die Mitarbeitenden in der Administration sofort ins Homeoffice wechselten, wurde schnell spürbar, dass beispielsweise der Rechnungsfluss kompliziert und zeitraubend vonstatten geht. Roman Geiger, Leiter Finanzen und Personal und Mitglied der Geschäftsleitung, schaltete schnell: «Wir haben kurzfristig entschieden, den Prozess für den Rechnungseingang neu zu organisieren. Der Papierkram sollte verschwinden und dafür eine zeitgemässe, zukunftsfähige Lösung evaluiert werden.» Die Ausschreibung erfolgte noch während des Lockdowns und bereits vier Wochen später war klar, dass man mit AMAGNO das Dokumentenmanagement einführen wollte. Die offerierte Lösung vermochte zu überzeugen und war perfekt auf die Problemstellung von Zaunteam zugeschnitten. Roman Geiger: «Auch das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in Ordnung. Wenn wir sehen, wie wir bereits jetzt von effizienten Prozessen profitieren können, hat sich dieser Effort mehr als gelohnt.»

Kreditoren-Workflow automatisiert

Mit AMAGNO konnte Zaunteam seinen gesamten Workflow für Kreditorenbelege vom Rechnungseingang über die inhaltliche und formale Rechnungsprüfung bis hin zur Kontierung, Freigabe und Archivierung digitalisieren. Ebenso sind Rückweisungen möglich wie auch parallel stattfindende Mehrfachprüfungen. Wenn zum Beispiel ein Abteilungsleiter nicht anwesend ist, können andere berechtigte Personen den Prüfungsprozess trotzdem parallel weiterführen und müssen nicht abwarten. So können wir sicherstellen, dass keine Skontofrist mehr verpasst wird.

Rund 30 User nutzen AMAGNO

Die Administration der Zaunteam Franchise AG betreut insgesamt acht Gesellschaften an vier Standorten, was den Belegfluss bisher verkomplizierte. Heute findet der Kreditorenprozess fast ausschliesslich im Dokumentenmanagement AMAGNO statt, ist jedoch nicht direkt in der Buchhaltung integriert. Eine Schnittstelle in das Buchhaltungsprogramm SAGE hätte deutlich mehr Zeit erfordert und höhere Kosten generiert. Die Buchung der Rechnung erfolgt bis auf weiteres manuell. Insgesamt sind rund 30 Mitarbeitende mit AMAGNO involviert. Für Roman Geiger ist entscheidend, dass die neue Lösung für die eigenen Nutzer im Unternehmen passt: ««Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist in Ordnung und der Effort auf allen Seiten hat sich mehr als gelohnt. Außerdem fühlen sich unsere Leute wohl mit AMAGNO. Die Einführung ging schnell voran und das Produkt bietet viel Komfort … das erhöht die Akzeptanz!

Weitere Anwendungen mit AMAGNO denkbar

Nach der geglückten Einführung des Kreditorenprozesses wie auch des Workflows für Import- / Exportpapiere kann sich Roman Geiger durchaus weitere Anwendungen vorstellen: «Für 2021 ist der Debitorenbereich angedacht inkl. Rechnungen, Offerten und Rüstscheinen. Alle Dokumente werden dann mit AMAGNO strukturiert abgelegt und archiviert. Mittelfristig sind auch automatisierte Prozesse für die Produktkataloge denkbar.»