How-To: AMAGNO Basics – Die Strukturleiste

Nun lernen Sie die grundlegenden Funktionen der Strukturleiste kennen. Die Strukturleiste befindet sich rechts neben dem Themenmenü auf der linken Seite. Sie gibt Ihnen einen Überblick über die von Ihnen eingestellten Dokumente in AMAGNO. Die Strukturleiste gleicht visuell der Windows-Explorer-Ansicht, technisch und inhaltlich jedoch nicht.

Unterhalb des Bereichs Persönlicher Schreibtisch finden Sie stets den Bereich Dokumente. Hier können Sie Verzeichnisse ganz nach Ihren Bedürfnissen und Arbeitsgewohnheiten, via Rechtsklick, anlegen. Oder Sie übernehmen bestehende Arbeitsverzeichnisse, beispielsweise aus dem Windows-Explorer in die Strukturleiste, um einen einheitlichen Workflow zu gewährleisten.

Sie finden in der Strukturleiste direkt unter dem Bereich Dokumente den Bereich Dokumententypen. Hier können Sie themenbezogene Kategorien wie beispielsweise Kunden, Lieferanten, Marketing, Projekte etc. anlegen. Über diese Kategorien können Sie themenspezifisch auf bestimmte Dokumente zugreifen.
Diesen Kategorien untergeordnet sind, wie eine Feinsortierung, bestimmte Dokumenttypen aufgelistet. Auch die Dokumenttypen werden von Ihnen, nach Ihren Bedürfnissen festgelegt. Das Anlegen von Kategorien erfolgt stets über einen Rechtsklick.

Unter dem Bereich Dokumenttypen befindet sich der Bereich Dokumentmerkmale. Auch diesen können Sie nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Die Erstellung eines Merkmals ähnelt der Sortierung nach Regeln bei E-Mails. Ähnlich wie dort nach Betreff, Datum oder Absender sortiert werden kann, können Sie auch für Ihre Dokumente in AMAGNO Merkmale für bestimmte Kategorien festlegen. Es können auch ganze Merkmalsets festgelegt werden, um auf diese Weise zielgerichtet nach Rechnungen suchen zu können. Um Ihre Suche noch feingliedriger zu gestalten, ergänzt AMAGNO Ihre Strukturvorstellungen um feingliedrigere Strukturen.

Im nächsten Bereich finden Sie den Bereich Stempel. Auch hier haben Sie vollkommene Freiheit, so viele Stempel wie Sie für Ihr tägliches Geschäft benötigen, anzulegen.

Folgend finden Sie den Bereich Benutzer. Hier sehen Sie alle Benutzer, die Zugriff auf Ihre Ablage haben. Beim Öffnen des Zweiges bekommen Sie eine Übersicht über die einzelnen Benutzergruppen, die sich aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammensetzen. Dadurch können Sie den Überblick behalten, wer aus welcher Gruppe Zugriff hat.

Zu guter Letzt befindet sich ganz unten in Ihrer Strukturleiste die Zwischenablage. Sollten Sie ein oder mehrere Dokumente in der Zwischenablage haben, können Sie diese über diesen Bereich aufrufen.

Die grundsätzliche Anordnung der Strukturleiste von AMAGNO ermöglicht es, von einer Makro-Ansicht in eine Mikro-Ansicht zu gelangen. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise im Bereich Dokumente alle Dokumente sehen können, die sich in diesem Ordner und allen untergeordneten Ordnern befinden. Erst wenn Sie einen Unterordner anwählen, sehen Sie ausschließlich Dokumente aus diesem Ordner. Mithilfe der Unterordner filtern Sie also Ihre Dokumente. Das verhält sich in jedem Bereich der Strukturleiste gleich. Unter der Voraussetzung, dass im Rechtsklick-Dropdownmenü unter Dokumente ein Haken bei Dokumente von Untermagneten gesetzt wurde.

Um ein Dokument in dem Bereich Persönlicher Schreibtisch sehen zu können, müssen Sie zunächst ein Dokument über AMAGNO via Rechtsklick in Bearbeitung nehmen. Sobald das geschieht, erscheint dieses Dokument auf Ihrem persönlichen Schreibtisch. In diesem Zustand kann kein anderer Mitarbeiter mehr an diesem Dokument arbeiten. Nachdem Sie die Bearbeitung beendet haben und anderen Mitarbeitern wieder den Zugriff auf das Dokument ermöglichen möchten, rechtsklicken Sie auf das entsprechende Dokument auf Ihrem Schreibtisch und klicken Sie auf Bearbeitung beenden.