28. Februar 2020

How-To: Amagno Advanced – Berechtigungen (TEIL 1)

In diesem Video lernen Sie, wie Sie neue Benutzer in Amagno, bestimmten Benutzergruppen zuweisen oder einzelnen Benutzern Berechtigungen für spezielle Dokumente oder Merkmalstrukturen zuteilen.

Zunächst hat jede Ablage vier verschiedene Standard-Benutzergruppen. Navigieren Sie in Ihrer Strukturleiste auf den Knotenpunkt Benutzer und klappen diesen auf. Nun sehen Sie die vier Standard-Benutzergruppen aufgeführt.

Jede dieser Benutzergruppen hat unterschiedliche Rechte zum Umgang mit Dokumenten. Die Benutzergruppe mit den standardmäßig wenigsten Rechten ist die Gruppe Gast. Benutzer dieser Gruppe können lediglich lesen, haben aber keine Schreib-Rechte.

Die Benutzergruppe mit den nächsthöheren Berechtigungen sind die Bearbeiter. Benutzer dieser Gruppe können bereits bis zu einem bestimmten Grad Dokumente bearbeiten, können jedoch keine Bearbeiter-Rechte an andere Benutzer vergeben.

Als nächsthöhere Benutzergruppe folgen die Designer. Diese haben wieder mehr Rechte als die Bearbeiter. Sie können aktiv Prozesse mithilfe von Merkmalen, Stempeln, Magneten und die Magnetisierung mitgestalten.

Die Benutzergruppe mit den meisten Rechten wird von den Administratoren gebildet. Benutzer dieser Gruppe haben alle Rechte innerhalb einer Ablage. Sie können aktiv alle Prozesse mitgestalten und außerdem auch Rechte an andere Benutzer vergeben. Die Gruppe der Admins umfasst meist nicht mehr als 3 Personen, damit es nicht zu missverständlichen Überschneidungen kommen kann.

Um eine Benutzergruppe erstellen zu können, müssen Sie zunächst Mitglieder in Ihre Ablage einladen. Sollten Sie über die Cloudlösung von Amagno verfügen, können Sie Benutzer via E-Mail in die Benutzergruppen einladen. Sollten Sie über die On Premise-Lösung verfügen, dann können Sie die Benutzer via drag & drop aus der Kontaktliste hinzufügen.

Um Benutzer zu den eben genannten Benutzergruppen hinzuzufügen, navigieren Sie im Strukturbereich auf den Eintrag Benutzer. Sie sehen im Inhaltsbereich nun alle Benutzer dieser Ablage. Nehmen Sie nun einen dieser Benutzer und ziehen ihn via drag & drop auf die von Ihnen gewünschte Benutzergruppe. Wenn Sie nun diese Benutzergruppe anwählen, sehen Sie den Mitarbeiter dort aufgeführt.

Um einen Benutzer in eine andere Benutzergruppe zu transferieren, ziehen Sie Ihn via drag &drop aus der ursprünglichen, in die neue Benutzergruppe. Ein Benutzer kann aber auch immer Mitglied in mehreren Benutzergruppen sein.

Sie können ganz nach Ihren eigenen Wünschen und Bedürfnissen Benutzergruppen erstellen, die an Ihre Workflows angepasst sind. Navigieren Sie in Ihre Strukturleiste und wählen den Eintrag Benutzer an. Navigieren Sie nun in Ihre Objektleiste und klicken den Button Neu an. Wählen Sie nun Benutzergruppe aus. Sie können der Benutzergruppe nun einen Namen geben und die Benutzer auswählen, die dieser Benutzergruppe zugehörig sein sollen.

Nun wissen Sie, wie Sie Benutzer zu Benutzergruppen einladen und wie Sie Benutzergruppen erstellen.