11. August 2016

Dokumentensuche größerer Zeitkiller als Privatgespräche

Die tägliche Dokumentensuche ist ein größerer Zeitkiller im Büro als die Privatgespräche der Mitarbeiter. Damit stellen wir hier sicherlich eine gewagte These auf. Oder doch nicht?

Achten Sie ruhig mal bewusst drauf. Selbst in einem gut strukturierten Büro sind Sie ständig damit befasst, das richtige Dokument im Archiv, auf dem Schreibtisch oder in den Tiefen des Netzlaufwerkes zu suchen. Auch bei selbst abgelegten Dateien kann die Dokumentensuche mehrere Minuten in Anspruch nehmen. Übernehmen Sie die Urlaubsvertretung für einen Kollegen wird es richtig mühsam. Denn jeder Mitarbeiter hat seine eigene analoge und digitale Ablagestruktur im Kopf. Und trägt diese Struktur direkt mit in den Sommerurlaub an den Gardasee. Werfen Sie ruhig schnell einen Blick rüber auf den Schreibtisch des Kollegen. Finden Sie sich da auf Anhieb zu recht?

Auch strukturierte Ablage im Netzlaufwerk hilft nicht weiter

Zugegeben, wir haben bisher den Worst Case beschrieben. Die meisten Unternehmen geben Ihren Mitarbeiten inzwischen relativ genau vor, wie und wo sie entsprechende Dokumente abzulegen haben. Dennoch ist auch die Dokumentensuche in einer strukturierten Ablage meist mühsam. Dateien sind nicht richtig benannt. Dokumente zu einzelnen Projekten sind weit verstreut. Rechnungen liegen im Rechnungsordner, Angebote im Vertriebsordner und Konzepte beim Projektmanager auf dem Desktop selbst. Die Spannung wird dramatisch erhöht, wenn Dokumente dupliziert werden, um bspw. eine Rechnung nicht nur bei der Buchhaltung abzulegen, sondern auch im eigenen Projektordner. Das schafft unnötige Redundanzen und belastet zusätzlich auch die IT-Infrastruktur.

Geringer Gap zwischen analoger und digitaler Dokumentensuche

Wirklich erschreckend ist eigentlich an der ganzen Thematik, dass der Gap zwischen der analogen und digitalen Dokumentensuche gar nicht so groß ist. Im Aktenschrank in Ihrem Büro sehen Sie erstmal nur die Beschriftung auf dem Ordner. Beherrschen Sie das Alphabet gut, ist das schon mal ein riesen Vorteil. «R» – wie Rechnung… Suchen Sie dann nach Rechnungsnummer? Kundennummer? Zeit? Oh, Mist. Die gesuchte Rechnung liegt schon drei Gebäude weiter im Archiv. Wir sehen uns in drei Tagen wieder.

Auf den Netzlaufwerken suchen Sie aber ganz ähnlich. Die sind gern auch nach Buchstaben sortiert. Rechnungen finden Sie hier unter «B» wie Buchhaltung. Elektronische Dokumente sollten eigentlich unverzüglich auffindbar und zu öffnen sein. Gleichzeitig darf es von jedem Dokument nur ein Exemplar geben, um Missverständnisse oder doppelte Bearbeitung zu vermeiden. Eine rechtskonforme Versionierung muss einem Dokumentenmanagement vorbehalten sein und nicht dem einzelnen Mitarbeiter.

Dokumentensuche so weit wie möglich vereinfachen

Die logische Konsequenz muss die Verabschiedung der klassischen Papierablage UND der Netzlaufwerke sein. Ihnen als Anwender darf es getrost nicht kümmern, wo das Dokument gespeichert und wie es benannt ist. Einzig allein entscheidend für das Finden einer Datei ist die Relevanz Ihrer persönlichen Suche. Eine Suche allein nach dem Dateinamen ist nicht mehr zeitgemäß. Anbieter von modernen Dokumentenmanagement Systemen haben dies schon länger erkannt und bieten eine Volltextsuche an.

AMAGNO bietet Dokumentensuche mit extremer Performance

Kommen wir zur Werbeeinblendung: Ja, auch wir von AMAGNO haben uns natürlich nicht nur mit der Erfassung und Verwaltung von Dokumenten und Daten befasst. Es hilft nicht, Dokumente nur abzulegen und Sie dann hinter großen, undurchsichtigen Bedienflächen zu verstecken. Unsere Volltextsuche lässt sich durch eine frei wählbare Tastenkombination aus jeder beliebigen Anwendung (Hotkey Suche) starten. Natürlich wird dabei nicht nach dem Dateinamen gesucht, sondern die Volltextsuche kann in über 100 Dateiformaten den entsprechenden Suchbegriff finden. Unsere leistungsstarke Dokumentensuche findet so in Millionen von Dateien das richtige Dokument innerhalb weniger Sekunden.

Auch die Dokumentenvorschau gehört fest zur Dokumentensuche

Die Suche nach einem Dokument im Netzlaufwerk endet nicht mit der Auflistung des Suchergebnisses. Die Dokumentensuche endet erst, wenn Sie wirklich das richtige Dokument gefunden haben. Dabei hilft die umfassende Dokumentenvorschau von AMAGNO. Diese gewährt Ihnen schon vor dem Öffnen der Datei einen tiefen Blick hinein. Das funktioniert auch mit über 100 Dateiformaten und sogar mit mehrseitigen Dokumenten. Dokumente mit gleichem Deckblatt aber unterschiedlichem Inhalt können so ohne Öffnen durchblättert werden.

Informieren Sie sich gerne genauer über unsere Volltextsuche oder lassen Sie sich diese in einem unserer Webinare live demonstrieren.

Anderer Meinung? Was sind Ihrer Meinung nach die größten Zeitkiller im Büro?

Wir freuen uns immer über Kommentare. Schildern Sie uns Ihre Erfahrungen mit der Dokumentensuche.