10. August 2016

Versionierung von Dokumenten aktivieren und einstellen

Um die Revisionssicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten, muss klar nachvollziebar sein, wie Dokumente und Dateien verändert worden sind und durch welchen Mitarbeiter dies geschehen ist. Das klassische Dateisystem kennt nur die Funktion des Überschreibens, also das Ersetzen eines Dokumentes. Neue Versionen können natürlich als komplett neue Datei abgespeichert werden, aber die erforderlichen Informationen werden dennoch nicht zufriedenstellend protokolliert.

Funktionsweise einer Versionsverwaltung

Statt ein Dokument zu überschreiben, wird eine neue Version mit einer fortlaufenden Versionsnummer erzeugt, die in die eigentliche Ursprungsdatei optisch integriert ist.

Beispiel: Sie importieren ein Dokument mit dem Namen «Dokument.docx» am 27.05.2016. Dies ist automatisch das Original-Dokument in der Version 1, auch wenn es Ihnen noch nicht als versioniertes Dokument angezeigt wird.

Bearbeiten Sie nun das Dokument «Dokument.docx», speichern Ihre Änderungen und beenden die Bearbeitung über einen entsprechenden Button im AMAGNO Client wieder, speichert AMAGNO das Dokument automatisch als Version 2 ab und überschreibt augenscheinlich das Dokument. Die ursprüngliche Version ist jedoch immer noch vorhanden, wird jetzt als Version 1 angezeigt, und AMAGNO protokolliert welcher Bearbeiter welche Änderungen wann durchgeführt hat.

Arten der Dokumentenversionierung in AMAGNO

AMAGNO bietet Ihnen folgende Versionierung von Dokumenten:

1. Keine Versionierung: Wie im klassischen Dateisystem werden Dokumente einfach überschrieben. Vorherige Bearbeitungsstände sind nicht mehr nachvollziehbar und nicht wiederherstellbar. Auch wenn AMAGNO den jeweiligen Dokumenten intern immer noch eine Versionsnummer zuweist.

2. Begrenzte Versionierung: Für 14 Bearbeitungstage sichert AMAGNO alle Änderungen, die an insgesamt 14 Tagen, unabhängig des eigentlichen Zeitraums und der Anzahl der eigentlichen Versionen, erzeugt worden sind. Dies ist ein besonderer Modus und empfiehlt sich für Dokumente die im Team bearbeitet werden.

3. Unbegrenzte Versionierung: AMAGNO protokolliert in dieser Einstellung jegliche Änderungen für eine unbefristete Zeit.

Aktivierung der Versionierung von Dokumenten

Wenn Sie in AMAGNO auf ein Dokument klicken, zeigt es Ihnen rechts in der Toolbox die Merkmale des jeweiligen Dokuments an.

Unter «Versionseinstellungen» sehen Sie die aktuelle Auswahl für das Dokument. Möchten Sie diese ändern, klicken Sie einfach auf «Versionierungssart» und wählen in der sich öffnenden Dialogbox die gewünschte Option aus.

Hinweis:
Ist ein Dokument bereits ohne Versionierung bearbeitet worden, wird die Version 1 folglich nicht angezeigt. Wird das Dokument zusätzlich archiviert, erscheint die Warnmeldung «Originalversion fehlt».

Ist ein Dokument bereits mit Versionierung bearbeitet worden, können Sie die Versionierung nicht mehr aufheben bzw. einschränken.