Laut verschiedener Quellen verbraucht jeder Deutsche deutlich mehr als 200 kg Papier pro Jahr. Besonders im Büro gibt es einen jährlichen Zuwachs des Papierverbrauchs. Doch nur wenige Firmen setzen sich damit auseinander, wie man Papier im Unternehmen sparen kann. Dabei zieht die Nutzung von Papier einen ganzen Rattenschwanz an (Kosten-)Nachteilen mit sich: Neben den Anschaffungskosten gibt es natürlich auch Entsorgungskosten von Papier. Auch Drucker müssen regelmäßig neu angeschafft, gewartet und wieder entsorgt werden. Natürlich belastet auch der Druck selbst das Budget der Unternehmen. Und auch die Umwelt leidet, die nicht nur bei der Herstellung von Papier enorm belastet wird.
Auch Recyclingpapier belastet die Umwelt enorm
Wir Deutschen sind Weltmeister im Sammeln von Altpapier. Grundsätzlich ist es natürlich zu begrüßen, wenn ein Unternehmen lieber auf wiederverwertetes Papier setzt und Recyclingpapier einkauft. Nachteile im Vergleich zu neuem Papier sind kaum vorhanden. Auf Recyclingpapier lässt es sich gut drucken, es ist ähnlich haltbar und reissfest.
Dennoch gibt es bei der Herstellung von Recyclingpapier eine Belastung der Umwelt. Kurze und lange Papierfasern werden gesäubert und getrennt, Säuren und Laugen werden eingesetzt und es bedarf einer großen Menge Energie, um Papier wiederzuverwerten. Die Kosteneinsparungen bei der Beschaffung von Recyclingpapier fallen jedoch erst bei großen Mengen ins Gewicht.
Wichtigster Faktor: Papier ist ineffizient!
Papier ist unglaublich ineffizient. Es kann nur aufwendig transportiert werden, ist nur umständlich dauerhaft zu lagern und faktisch nicht zu durchsuchen.
Selbst Unternehmen mit nur einem Standort müssen viel Zeit aufwenden, um Papiere und Dokumente aus dem Posteingang oder innerhalb des Unternehmens zu verteilen. Der Aufwand für Unternehmen mit mehreren Standorten ist ungleich höher und bindet viele Ressourcen ein.
Die dauerhafte Lagerung von Papierarchiven ist nicht mehr zeitgemäß. Der beanspruchte Platz verursacht unnötige Kosten, im Brandfall oder Wassereinbruch kann das Archiv komplett und unwiderruflich zerstört werden. Ein unberechtigtes Entfernen oder Verändern von Dokumenten kann nicht nachvollzogen werden, so dass Ihr Unternehmen unzureichend gegen Manipulationen geschützt ist.
Dokumente die, bspw. auf Grund einer Buchhaltungsprüfung oder eines Rechtsstreits schnell wiedergefunden werden müssen, sind falsch abgelegt oder schlichtweg nicht mehr auffindbar. Bei der richtigen Ablage und Struktur des Archivs kann die Suche nach einem einzelnen Dokument, bspw. einer speziellen Rechnung eines Lieferanten, Stunden oder sogar Tage dauern. Papier lässt sich eben nicht elektronisch durchsuchen.
Digital arbeiten ist der ultimative Tipp zum Papier sparen im Büro
Natürlich ist es löblich, wenn Sie Ihr Papier doppeltseitig ausdrucken oder die Schriftgröße kleiner machen, um mehr Inhalt auf die einzelnen Seiten zu bringen und so Papier sparen. Aber stellen Sie sich ernsthaft mal die Frage, ob Sie nicht fast gänzlich ohne Papier im Büro auskommen können. Das ist gar nicht so schwer!
Rechnungen und Belege können elektronisch an Ihre Kunden und Partner versendet werden. Angebote für Kunden oder das aktuelle Memo für die Besprechung wird nicht mehr ausgedruckt, sondern als PDF per E-Mail versendet.
In der täglichen Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens kann viel Papier vermieden werden. Entwürfe werden nicht mehr ausgedruckt und handschriftlich korrigiert oder freigegeben. Wie gewohnt können diese mit Stempeln oder Anmerkungen versehen werden – nun aber komplett digital. Finanzdaten werden einfach, schnell und sicher an das Buchhaltungsbüro übertragen.
Selbst andere Firmen können Sie zum Papier sparen motivieren. Bestehen Sie bei Lieferanten und Zulieferern auf den Versand von elektronischen Rechnungen. Der Vorteil: Diese können Sie in Ihre elektronischen Geschäftsprozesse einbinden. Der Lieferant spart Papier und Porto und Sie können Ihre Arbeitsprozesse zukünftig digital und automatisiert gestalten.
Mehr erfahren über die Möglichkeiten der Papiervermeidung in Unternehmen
Unsere moderne Enterprise Content Management Lösung von AMAGNO bietet Ihnen enorme Möglichkeiten zum Papier sparen. So können Sie nicht nur die Umwelt schützen, sondern auch von enormen Kosteneinsparungen profitieren und durch eine Steigerung der Effizienz wettbewerbsfähiger als Ihre Mitbewerber sein.
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Fotoquelle: Isaac Bowen – CC BY-SA 2.0