Digitaler Posteingang

Digitaler Posteingang mit digitalen Stempeln

Die Dokumentenmanagement Software von Amagno gibt Unternehmen die Möglichkeit, eingehende Briefpost, E-Mails und Geschäftsdokumente in einen digitalen Posteingang zu importieren, zu verteilen, zu verarbeiten oder direkt in Workflows weiterzugeben. So können bspw. elektronische Rechnungen direkt einem Workflow übergeben werden, Angebote den Fachabteilungen oder Krankmeldungen von Mitarbeitern der Personalabteilung zur Verfügung gestellt werden.

Für die elektronische Eingangspostverarbeitung müssen Anwender sich nicht groß umstellen. Durch die intuitive und sehr aufgeräumte Bedienoberfläche von Amagno finden sich Anwender sehr schnell zurecht. Mit digitalen Stempeln und Anmerkungen erhalten sie Werkzeuge wie auch schon zuvor, nur eben digital. Das sorgt für eine hohe Akzeptanz bei Ihren Mitarbeitern.

Standortunabhängiger zentraler Posteingang

Der digitale Posteingang ist nicht nur für die Verteilung der klassischen Briefpost an verschiedene Standorte oder Filialen von Vorteil. Auch immer mehr Mitarbeiter arbeiten von unterwegs oder (teilweise) im HomeOffice. Mit der elektronischen Eingangspostverarbeitung gehören lange Liegezeiten der Vergangenheit an und Mitarbeiter können jederzeit von unterwegs auf ihre digitalisierte Briefpost zugreifen.

Auch in Workflows kann eingegriffen werden, so dass Freigaben oder Anmerkungen jederzeit erledigt werden können. Das funktioniert nicht nur mit dem Amagno-Client, sondern auch mit jedem modernen Browser auf mobilen Endgeräten.

Über die zahlreichen Integrationen, können Sie die eingehenden Dokumente auch an andere Systeme übergeben, um eine nahtlose Bearbeitung zu ermöglichen.

Briefpost digitalisieren

Ein wichtiger Schritt zum digitalen Posteingang ist auch seine Geschäftspartner zu bitten keine Rechnungen, Angebote oder Belege per Briefpost zu versenden. Rechtlich und organisatorisch gibt es keinen Grund mehr dazu.

Dennoch ist es natürlich unwahrscheinlich, dass Unternehmen in naher Zukunft keinerlei Briefpost mehr empfangen werden. Um die noch eingehende Post zu digitalisieren, kann man auf bewährte Dokumentenscanner verschiedener Anbieter zurückgreifen. Leistungsfähige Dokumentenscanner gibt es für einen dreistelligen Betrag und rechnen sich innerhalb kürzester Zeit. In der Regel sind die Dokumentenscanner für 2500 – 5000 Scans pro Tag ausgelegt und können nicht nur normale Din A4 Post scannen, sondern auch dünne Papierbelege oder Visitenkarten einlesen.

Rechtskonforme Ablage

Um Revisionssicherheit zu erlangen ist es, neben vielen weiteren Aspekten, wichtig, dass relevante Geschäftskommunikation archiviert wird. Neben der klassischen Briefpost gehören dazu auch Anhänge UND die jeweilige E-Mail dazu. Es reicht also nicht einfach die Auftragsbestätigung, die als PDF per E-Mail ins Unternehmen gelangt vorzuhalten, sondern auch die E-Mail selbst muss archiviert werden.

Amagno unterstützt den manuellen und automatischen E-Mail Import. So können Sie nicht nur digitalisierte Briefpost oder eingehende Faxe den gesetzlichen Bestimmung entsprechend aufbewahren, sondern auch E-Mails.