Digitaler Rechnungsworkflow
für elektronische Rechnungen
Mit dem digitalen Rechnungsworkflow von AMAGNO können Sie durch eine elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung enorme Kosten im Unternehmen einsparen. Im Vergleich zur manuellen Bearbeitung einer Papierrechnung können Sie Kosten von bis zu elf Euro je eingehender Rechnung im Unternehmen einsparen. Am Ende des Rechnungsworkflows wird die elektronische Rechnung einfach an Buchungsprogramme wie DATEV, Sage & Co., übergeben und im Dokumentenmanagement automatisch archiviert.
- Einfachster Import von analogen & elektronischen Rechnungen
- Schnelle Durchlaufzeiten für Eingangsrechnungsverarbeitung
- Deutliche Reduzierung der Kosten, Ausnutzung von Skonti
- Sicherheit durch klare Zuständigkeiten und Nachvollziehbarkeit
Tipp: Übrigens können Sie, neben einem Rechnungsworkflow, mit AMAGNO auch viele weitere Geschäftsprozesse digital abbilden.
Rechnungsworkflow mit DATEV, Sage, Navision und Co
Der digitale Rechnungsworkflow kann nicht nur die klassische Eingangsrechnungsverarbeitung abbilden, sondern bietet eine ganzheitliche Lösung. Das beginnt beim Erfassen von Rechnungen (per E-Mail, Digitalisierung von Papierrechnungen) und geht über die Klassifizierung von Rechnungsdetails, des Prüfens und der Freigabe via digitalen Stempeln, bis zur Übergabe der Buchungsdetails per Schnittstelle an Buchungssysteme wie DATEV oder Sage.
AMAGNO bietet vielfältige Im- und Exportmöglichkeiten via XML, TXT oder CSV Dateien an externe Anwendungen. Auf Basis der modernen REST/JSON Schnittstelle können eigene Schnittstellen geschaffen werden.
Rechnungsworkflows von Unterwegs
Die elektronische Rechnungsverarbeitung kann durch den Rechnungsworkflow von AMAGNO komplett standortunabhängig betrieben werden. Papierrechnungen müssen nicht mehr per Hauspost in andere Abteilungen oder andere Standorte geschickt werden, sondern werden komplett digital übertragen. Dabei kann der Rechnungsworkflow auch parallel abgebildet werden, so dass sachliche Prüfungen von mehreren zuständigen Personen gleichzeitig eingeholt werden. Ohne wie bisher Duplikate der Rechnung anzufertigen und später wieder zusammenzuführen.
Selbst von unterwegs ist es dem zuständigen Mitarbeiter per Tablet oder Smartphone möglich digitale Stempel für eine Prüfung oder Freigabe zu setzen. Die Daten werden hierbei selbstverständlich verschlüsselt übertragen.
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Was ist eine elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung ist ein digitales Dokument, welches die Anforderungen einer Rechnung erfüllt. Seit 2011 gibt es hierbei keine Unterscheid mehr zwischen analoger und elektronischer Rechnung. Somit müssen alle Angaben die auf einer Papierrechnung stehen, auch auf einer elektronischen Rechnung vorhanden sein. Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45/EU in Deutschland ist damit die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt.
Das ermöglicht Unternehmen ihre elektronische Rechnungsverarbeitung deutlich schneller und effizienter umzusetzen. Es spielt dabei auch keine Rolle, ob eine elektronische Rechnung per E-Mail versendet oder per Download bereitgestellt wird. Solange deren Unversehrtheit sichergestellt wird.
Interessant ist das neue, vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie empfohlene, ZUGFeRD Format, welches die Daten der Rechnung für Systeme wie AMAGNO digital und lesbar im PDF enthält.
Rechtskonforme Archivierung von Rechnungen
Auch bei elektronischen Rechnungen gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Entscheidend hierbei ist, dass eine elektronische Rechnung auch digital aufbewahrt werden muss. So ist es nicht zulässig, dass eine digitale Rechnung ausgedruckt und in Papierform archiviert wird. Geht eine Rechnung per E-Mail ein, muss die E-Mail zusammen mit der eigentlichen Rechnung archiviert werden.
Ein enormer Vorteil: Eine Papierrechnung, die per Post ins Unternehmen gelangt, darf gescannt und in elektronischer Form archiviert werden. Die originale analoge Rechnung darf anschließend vernichtet werden, sofern eine Lesbarkeit des Formats (z.B. mit TIFF oder PDF/A) dauerhaft sichergestellt wird.
Rechnungen per Email
Der Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen per E-Mail ist sicher einer der bequemsten Wege. Hierbei gilt es zu beachten, dass der Empfänger einer Rechnung per E-Mail grundsätzlich zustimmen muss. Die Zustimmung kann allerdings stillschweigend erfolgen, sprich wiederspricht ein Rechnungsempfänger nicht dem Versand per E-Mail gilt dies als Zustimmung. Es empfiehlt sich allerdings aus Gründen der Höflichkeit eine Änderung des Versands seinen Kunden mitzuteilen, um so Missverständnissen vorzubeugen.
Papierrechnungen digitalisieren
Auch in absehbarer Zeit werden Unternehmen immer noch Papierrechnungen per Post erhalten. Um Medienbrüche oder parallel laufende Prozesse zu vermeiden, sollten diese Papierrechnungen direkt nach Erhalt digitalisiert werden. Das kann am Empfang oder im Sekretariat mit einem Dokumentenscanner geschehen. Diese Scanner können auch gleich sämtliche erhaltene Briefpost digitalisieren und in ein Dokumentenmanagement importieren.
Einer Alternative ist auch die komplette Briefpost umzuleiten und bspw. von einem Scandienstleister wie Dropscan digitalisieren zu lassen. So sparen Sie sich sogar das Öffnen, Scannen und Vernichten der Briefpost und darin enthaltenen Rechnungen.
Fünf Tipps für Ihre DMS/ECM Einführung
Invesitionen in die Digitalisierung zahlen sich aus. Der deutsche Mittelstand hat dies erkannt und investiert in neue Software, Technologien und die Qualifizierung der eigenen Mitarbeiter. Wir geben hier fünf Tipps zum Einstieg:
- Neue Technologien scheitern oft an mangelnder Akzeptanz bei Mitarbeitern.
- Ausführlichen Vergleich von Anbietern.
- Einführung in mehreren Schritten.
- Mit Lasten- und Pflichtenheft den Überblick behalten.
- Kein Stillstand. Regelmäßige Erfolgsmessungen durchführen.
Ausführlich gibt es die fünf Tipps für den Mittelstand im AMAGNO Blog.
