11. August 2016
Digitale Magnete: Verabschieden Sie das Netzlaufwerk!
In vielen Unternehmen beherrschen leider immer noch starre Netzlaufwerke das digitale Ablagesystem. Mitarbeiter sind in einem fest eingeprägten Suchmuster gefangen, um das erforderliche Dokument zu finden. Selbst im heutigen digitalen Zeitalter geht es nur darum, in welchem Ordner, Unterordner oder Unterunterordner (durchaus fortsetzbar) ein Dokument abgelegt ist und wie es benannt ist. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven der Mitarbeiter, sondern verursacht auch hohe Kosten und eine verminderte Auskunftsfähigkeit des Unternehmens, weil Dokumente umständlich in den Tiefen des Dateisystems gesucht werden müssen. Des weiteren sollen Dokumente, ohne Kopien, in verschiedenen Kontexten auffindbar sein. Ordner bieten dies nicht.
Veraltete Technologien drücken Menschen ein Denkmuster auf
Eine digitale Ablage in einem einfachen Netzlaufwerk ist schlichtweg nicht mehr zeitgemäß. Menschen, ihre Denkmuster und Arbeitsweisen sind um ein vielfaches individueller um nur in Ordner und Dateinamen zu denken und erfordert eine weitgehend automatisierte Ablage für den digitalen Arbeitsplatz des einzelnen Mitarbeiters.
Der Mensch als Datenbank für Metadaten. Bitte was?
Metadaten, oder auch Merkmale, von Dokumenten werden immer noch im Kopf des Mitarbeiters abgespeichert. Liegt das Dokument zum Kunden „AB“ nun im dazugehörigen allgemeinen Projektordner, bei den Dokumentationen des Projektleiters, ist es bereits im Archiv, weil es älter oder vermeintlich nicht mehr aktuell ist? Oder war das Dokument erst im Entwurfsstadium und liegt daher noch im persönlichen Ordner des Mitarbeiters „XY“?
Das menschliche Gehirn als Datenbank für Metadaten zu «missbrauchen» funktioniert natürlich (bedingt). Birgt aber enorme Risiken und belastet die Ressource „Mensch“ unverhältnismäßig. Zumal die Fehlerquote im Vergleich zu modernen Technologien exorbitant höher ist.
Ein großer Nachteil wird oft schlichtweg nicht bedacht: Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, so verlässt auch die aktuelle „Datenbank“ mit den Metadaten das Unternehmen. Sowas kann durch Krankheit oder Unfall leider auch sehr plötzlich passieren. Natürlich sind die Dokumente selbst immer noch vorhanden und oft gibt es inzwischen aufwendige unternehmensweite Richtlinien, wie Dokumente benannt und abzulegen sind, aber ein gewisser Wildwuchs oder Redundanz sist immer vorhanden. Das Nachzuvollziehen ist zeitraubend und schlicht unnötig.
Digitale Magnete für eine automatisierte Ablage
Der gravierende Unterschied zwischen dem klassischen Dateisystem und der automatisierten Ablage mit den digitalen Magneten von AMAGNO, besteht aus der Aushebelung der bisherigen Denk- und Speicherpraxis. In unserem Dokumentenmanagement kommt es nicht mehr darauf an, wo eine Datei abgespeichert ist und wie sie benannt ist, sondern auf die Merkmale (Metadaten) die ein Dokument besitzt und welchen textlichen Inhalt er besitzt (Volltexterkennung).
Alle Dateien werden in einer thematischen und rechtebezogenen Gruppe (z.B. Buchhaltung) gespeichert. Dies geschieht durch einen manuellen oder automatischen Import über verschiedenste Wege (Drag & Drop, Mailimport, Scanimport, etc).
Wird ein Dokument in die Gruppe „Buchhaltung“ importiert, analysiert AMAGNO seinen Text und Metainformationen und verknüpft das Dokument mit den entsprechenden digitalen Magneten. Eine Rechnung des Lieferanten „XY“ für das Projekt „AB“ würde z.B. mit dem Magnet „Rechnung“, aber auch mit dem Magnet Lieferant „XY“ und dem Projekt „AB“ verknüpft.
Dies erleichtert den täglichen Zugriff auf Dokumente. Vor allem greifen alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe auf ein einziges und nicht auf verschiedene Versionen eines Dokumentes zu.
Übergang vom klassischen Dateisystem zu den digitalen Magneten
Unsere Enterprise Content Management Lösung ermöglicht Ihnen einen erleichterten Übergang von der bisherigen Ablage im Netzlaufwerk zu den digitalen Magneten von AMAGNO. Sie können zum Start Ihre bisherigen Ordnerstrukturen importieren und anschließend die Struktur auf beliebig viele digitale Magnete mit frei definierbaren Regeln umstellen.
Erleben Sie wie einfach die Ablage durch digitale Magnete ist. In unserem kostenlosen und unverbindlichen Webinar!
Valentin Tomaschek 
